Формирование дел. оформление архивного дела

На этапе подготовки документов к сдаче в архив в один момент в структурных подразделениях проводится контроль правильности формирования дел и их оформления. В большинстве случаев, внимание обращается кроме этого на правильность оформления дел в текущем делопроизводстве.

Формирование дел– это процесс группирования выполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел, и систематизация документов в дела. В большинстве случаев формирование дел происходит в подразделениях, где были созданы документы либо куда были переданы для выполнения. Исключение составляют маленькие организации, где формирование дел может происходить централизованно.

В этом случае ответственность за процесс формирования возможно возложена на одно должностное лицо, важное за делопроизводство (к примеру, секретаря). Соблюдение правил оформления дел окажет помощь при необходимости оперативно отыскать пригодившийся документ и обеспечить сохранность дел в будущем.

Формирование нового дела (за исключением специфичных сфер деятельности, где дела смогут носить преходящих темперамент – судебно-следственного производства, документы учебных заведений, каковые формируются за учебный год и проч.Формирование дел. оформление архивного дела происходит в начале делопроизводственного года.

«?»Вспомните, то такое делопроизводственный год. Чем он может различаться от календарного?

«Главными правилами работы архива организаций» предусмотрено частичное и полное оформление дел. Частичному оформлению дел подлежат дела со сроком хранения до 10 лет, и дела, находящиеся в текущем делопроизводстве. Частичное оформление дела предполагает соблюдение неполного состава требований: документы помещаются в одну папку в соответствии с требованиям формирования дела, на обложке дела заполняются главные графы (за исключением сведений о национальном архиве), документы располагают в обратной хронологической последовательности (см. ниже), дело не сшивают, не показывают в нем заверительной надписи, оно может содержать железные скобки, страницы не нумеруют.

Состав требований, предъявляемых к полному оформлению архивного дела, расширен: по окончании надлежащего оформления дело будет храниться продолжительное время либо неизменно. Его формируют по итогам экспертизы сокровища при последующей передаче его в архив предприятия либо на национальное хранение. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (более чем 10 лет) хранения и по личному составу.

«Правилами…» предусмотрены следующие требования по полному оформлению архивного дела:

— В дело собирают лишь выполненные документы;

— В дело, в большинстве случаев, помещают один экземпляр (оригинал) документа;

— Документы, относящиеся к одному и тому же вопросу, располагают совместно (к примеру, в случае если идет о подготовке одного заседаний , проведения конференции, реализации и подготовки одного проекта и т.п.);

— Документ помещают в дело вместе с его приложениями; приложения количеством более чем 250 страниц составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка;

— В дело, в большинстве случаев, помещают документы с одним сроком хранения. В противном случае говоря, нельзя помещать под одну обложку документы временного и постоянного сроков хранения. Переписку собирают, в большинстве случаев, за годи систематизируют в хронологической последовательности.

В случае если переписка длится по вопросу, что начался в прошлом году, документы включают в дело этого года с указанием индекса дела прошлого года.

В зависимости от специфики деятельности предприятия переписка может группироваться кроме этого за один учебный год, театральный сезон и проч. Дело должно содержать не более 250 страниц при толщине не более 4 см

В ходе формирования дела принципиально важно кроме этого выполнять соответствующий порядок размещения документов:

— По хронологическому принципу: дата принимаемого документа определяется по дате поступления в организацию, отправляемого исходящего – по дате отправки в другую организацию; индивидуальные дела сотрудников формируются по мере поступления документов);

— В алфавитном порядке (по алфавиту получателя либо автора письма);

— По вопросно-логическому принципу: в каждого дела смогут размешаться документы, относящиеся к одному вопросу, в прямом хронологическом порядке: к примеру, конкурсные заявки находятся в одном деле по алфавиту (фамилиям участников конкурса), в каждой заявки документы формируются по заблаговременно утвержденному перечню, либо по хронологии).

! Необходимо помнить,что при формировании дел документы находятся либовобратной (от документа самого «позднего» по дате к самому раннему), или прямой (от самого «раннего» к самому «позднему») хронологической последовательности. Документы дела в текущем делопроизводстве, либо дел с маленьким сроком хранения формируют в обратной хронологической последовательности, в остальных же случаях — в прямой последовательности.

Ряд условий, которые связаны с оформлением дела, соблюдается еще на стадии текущего (делопроизводственного) хранения, к примеру, в случае если речь заходит об оформлении обложки дела[2]. В отличие от дела с частичным оформлением (до 10 лет хранения), в архивном деле заполняют все графы обложки: наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. При трансформации наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, либо при передаче дела в другую организацию (в второе структурное подразделение) на обложке дела показывают новое наименование данной организации либо организации-правопреемника, а прошлое наименование организации (структурного подразделения) заключают в скобки.

Необходимыми реквизитами обложки дела являются количество страниц в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить неизменно». В тех случаях, в то время, когда дело имеет несколько томов (частей), на обложку каждого тома либо части выносится неспециализированный заголовок дела и заголовок каждого тома части. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.

Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. , если архивные дела будут передаваться на национальное хранение, нужно заполнить соответствующие графы обложки, а также, наименование госархива, в который дела организации будут приняты, организации и коды архива.

«!»Даты дела смогут не указываться на обложке дел, содержащих отчёты и годовые планы, потому, что они уже отражены в заголовках дел.

В ходе оформления обложки дела принципиально важно правильно выяснить крайние даты дела. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела – годы его окончания и заведения. В случае если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строки делается об этом запись: «В деле имеются документы за … годы».

Крайние даты дел будут различными для каждого вида документов:

— Для дел, содержащих организационно-распорядительную, и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.) – даты регистрации либо составления самого раннего и самого позднего документов;

— Для дел, складывающихся из нескольких томов (частей) – крайние даты документов дела;

— Для изданий регистрации распорядительных документов – правильные календарные даты первой и последней записей в издании.

При оформлении архивного дела в самом его начале помещают внутреннюю опись документов. В конце ее делается итоговая запись, в которой показывают цифрами и прописью количество включенных в количество листов и нея документов внутренней описи. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.

Подписывает опись ее составитель.

Пример 4. Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬдокументов ед. хр. N ______________
N п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Номера страниц ед. хр. При- меча- ние

Итого ___________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество страниц внутренней описи __________________________.

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

Обратите внимание на графу «Примечание»: в ней, в большинстве случаев, отмечают все трансформации состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) и делают ссылки на соответствующие акты.

При оформлении архивного дела верно выполнять нумерацию страниц. Полное оформление дела, как уже было отмечено выше, предусматривает нумерацию документов:

— все страницы дела (не считая внутренней-описи и листа заверителя) нумеруют арабскими цифрами в правом верхнем углу страницы несложным карандашом либо нумератором. Страницы внутренней описи листа и документов заверителя нумеруют раздельно;

— страницы каждого дела, складывающегося из нескольких томов либо частей, нумеруют по каждому тому либо части;

— фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, воображающие независимый лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле страницы;

— сложенный лист (формата А3, А2) разворачивают и нумеруют в правой части верхнего поля страницы. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист. Лист, сложенный и подшитый за середину, перешивают и нумеруют как один лист;

— лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. В случае если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то любой документ нумеруется раздельно;

— Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруют; наряду с этим сначала нумеруется сам конверт, а после этого очередным номером – каждое вложение в конверте;

— В случае если в дело подшиваются документы с собственной нумерацией страниц, (включая печатные, типографские издания), нумеруют в общем порядке: иными словами, в случае если личная нумерация таких документов не сходится с неспециализированной нумерацией дела, их направляться перенумеровать. Наряду с этим недопустимо стирание, заштриховывание прошлой нумерации: так как документы, помещенные в дело постоянного либо долгосрочного хранения, не должны подвергаться механическим манипуляциям.

Иначе, в случае если нумерация таких документов соответствует порядку размещения страниц в деле, ее оставляют прошлой. В случае если в деле допущено много неточностей при нумерации, выполняют перенумерацию. При перенумерации страниц ветхие номера зачеркиваются, рядом ставится новый номер страницы; в конце дела составляется новый лист-заверитель, наряду с этим ветхий лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

— При наличии отдельных неточностей в нумерации страниц в делах при подготовке их архивом организации к передаче на национальное хранение допускается по согласованию с госархивом потребление литерных номеров страниц. Литерный лист – это лист с добавлением буквы (от лат. litera-буква). Допустим, в случае если нумерация страниц под одним и тем же номером прошла два раза, второй лист нумеруют с буквой.

Пример: 12, 12 А, 13, 13 Б и проч.

Литерных страниц не должно быть большое количество, в противном случае потребуется перенумеровывать все дело. Вопрос о включении в дело литерных страниц, их количестве нужно решать с госархивом, источником комплектования для которого и есть организация.

В конце дела делается заверительная надпись, в которой цифрами и прописью показывают количество прошитых и пронумерованных, попущенных либо литерных страниц, и особенности физического состояния дела.

«!» лист и Внутренняя опись-заверитель дела составляются на странице формата А 4; Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела либо чистый оборот страницы последнего документа. В случае если дело подшито либо переплетено без бланка страницы-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть страницы на внутренней стороне обложки дела

Пример 5. Форма страницы-заверителя дела

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____ В деле подшито и пронумеровано ___________________________ страниц,(цифрами и прописью)а также:литерные номера страниц __________________________________________;пропущенные номера страниц ________________________________________+ страниц внутренней описи ________________________________________
Особенности формирования и физического состояния дела Номера страниц

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Удивительные статьи:

Похожие статьи, которые вам понравятся:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: