Глава 5. сохраняя документы: состав основных требований. материально-техническое обеспечение архива

Документы на бумажных носителях имеют ответственную отличительную изюминку: в текущем делопроизводстве срок их хранения недолгий – всего один-два года (за исключением документов переходящих), но с момента передачи в архив сроки их хранения растягиваются на десятилетия, кое-какие документы требуется хранить неизменно. Исходя из этого на архивариуса и руководство организации ложится громадная ответственность, которая связана с обеспечением сохранности документов. Задача верного хранения — свести к минимуму воздействие активных факторов, уменьшить скорость старения, обеспечить документу максимальный срок судьбы — долговечность.

Выбор помещения для архива

Черта требований к помещениям архива представлена в «Главных правилах». В зависимости от количества документов, архив размещают в намерено выстроенных либо приспособленных строениях или отдельных помещениях, но в последнем случае нужно проведение экспертизы.

Ее выполняют представители архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных работ. Результаты экспертизы должны быть оформлены актом. Не годятся под применение архивных документов помещения организации общепита либо те, каковые реализовывают хранение агрессивных и пожароопасные веществ, равно как и сырые, неотапливаемые, ветхие строения.

«Центральным» местом архива есть архивохралище, и к нему предъявляется комплекс важных требований: у хранилища документов должен быть запасной выход, оно должно быть надёжными в пожарном отношении, обязательно иметь естественную либо неестественную вентиляцию. В архивохранилище нужно выполнять пожарную безопасность: нельзя использовать нагревательные устройства, размещать посторонние, страшные в противопожарном отношении объекты.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытой, шнуры электроаппаратуры должны иметь резиновую изоляцию, а неспециализированные и поэтажные рубильники размешаться вне помещений хранилищ. При отделке помещений применяют лишь неагрессивные, непылящиеся материалы. а в средствах и системах пожаротушения используют нейтральные, надёжные для документов вещества.

Кроме архивохранилища, в архиве смогут существовать и другие помещения, а также, помещения для приема, временного размещения, вспомогательных работ и акклиматизации документов с ними; помещения для применения документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых совокупностей) и рабочие помещения сотрудников архива. При наличии маленькой заполняемости архивохранилища, или, наоборот, отсутствии возможности применять дополнительные помещения под архив, вероятно разграничение одной площади под отдельные функциональные участки.

меры разрушения предотвращения и Факторы документов

Их действию

Одним из «неприятелей» всех архивных документов есть время, под действием которого документы меняют собственный вид и стареют. Старение — это необратимое изменение изделий и свойств материалов при их использовании и хранении. [17, С.18]

Старение документов в архивных условиях протекает, значительно чаще, при одновременном действии нескольких активных факторов: света, тепла, влажности, биологических вредителей, физических нагрузок, резких трансформаций условий среды и проч. Наиболее значимую роль играется кроме этого «внутренний фактор» — совокупность веществ и материалов, из которых состоит документ.

Выделяют разрушения и причин следующие факторы старения архивных документов:

Свет— самый опасный и быстродействующий фактор, вызывающий разрушение текста и бумаги документов в произвольных условиях внешней среды. Особенно страшны для документов которые содержат ультрафиолет излучения: прямой солнечный свет; солнечный свет, прошедший через оконное стекло, и отраженный от белых поверхностей (потолка, стен и проч.); свет обесцвечивает все цветные изображения, при освещении солнечным светом многие из них всецело выцветают за 50-200 часов. . [17, С.18]

Температура — температурный фактор регулирует скорость старения всех видов документов без исключения (бумажных, звуко- и видео, фотоматериалов и проч.).

Влажность воздуха — при хранении между воздухом и документами происходит постоянный естественный влагообмен. С трансформациями влажности воздуха изменяются свойства бумаги: ее пористость, проницаемость для веществ и, как следствие, изменяется скорость процессов старения. С позиций сохранности самый безопасным считается предел трансформаций относительной влажности: 30-60-30%. Совокупность температурно-влажностных условий именуют климатическим причиной, т.к. трансформации этих условий в произвольных помещениях зависят от времени специфики и года климатических регионов страны. [Там же]

Биологические вредители: главные биологические вредители — плесневые грибы, насекомые – несут постоянную опасность стремительного разрушения документов. Так, плесневое поражение делается вероятным при температуре 10-40°С и относительной влажности выше 65-68%. С увеличением влажности время, нужное для развития плесени, уменьшается от 120-150 дней (влажность 70-75%) до 5-30 дней (влажность 85-100%).

Проветривание, вентиляция воздуха угнетает плесневые микробы, в особенности при колебаниях влажности. Развиваются плесневые грибы из спор, неизменно находящихся в воздухе, на предметах, на бумаге. Особенно бурное плесневение происходит в аварийных обстановках, в то время, когда воздушное пространство насыщен влагой, на поверхности предметов и материалов появляется конденсат воды, а документы будут в намокшем состоянии.

Легче и раньше вторых поражаются плесенью тряпичная бумага, корешки дел и материалы, проклеенные растительными и животными клеями. Надежной защитой от плесневения есть обычный режим влажности в хранилищах, а действенным средством прекращения плесневения – принудительное понижение влажности воздуха при одновременной вентиляции хранилищ

Насекомые: Источниками постоянного либо периодического появления насекомых являются ветхие, пораженные документы, запылённость и загрязнённость помещений, труднодоступные, «скрытые» места в хранилищах и редко открываемые шкафы, сейфы с материалами, близко расположенные публично-бытовые, продуктовые помещения и проч. Учет этих факторов и пресечение каналов проникновения насекомых – основной элемент санитарно-биологической защиты архива.

Климатический фактор — влажность и температура в основном регулирует видовой состав насекомых, находящихся в хранилище. В неотапливаемых помещениях, к примеру, постоянно преобладают жуки — притворяшки (наименование это семейство взяло за свойство жуков «притворяться мертвыми»), свойственны для неотапливаемых помещений кроме этого жуки-сеноеды и скрытники, развивающиеся на документах, пораженных в этих условиях плесенью. большой вред документам в отапливаемых помещениях наносят кроме этого жуки-точильщики.

Рисунок Притворяшка-вор (лат.Ptinidae)

1- самец; 2- самка; 3-личинка; 4-куколка


Рисунок 1. Скрытник(лат. Latridiidae)	Рисунок 2. Мебельный точильщик (лат. Anobium punctatum)

Факторы старения, их активность, границы действия известны. С учетом разрушения факторов документов и знаний старения формулируются требования к условиям архивного хранения документов (режимы). В «Главных правилах работы архивов организаций» обрисованы требования к соблюдению светового, температурно-влажностного, санитарно-гигиенического и охранного режимов.

Световой режим:солнечный свет, как отмечалось выше, считается одним из самых страшных «неприятелей»документов на бумажных носителях. Исходя из этого постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте, а все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных либо технологически нужных уровнях освещения. Освещение в хранилищах возможно естественным и неестественным.

Естественное освещение в хранилищах возможно лишь рассеянным: наличие регуляторов светового потока нужно. Это смогут быть плотные шторы либо жалюзи. Функцию светофильтров смогут делать кроме этого и окрашенные краской оконные стекла.

Это обезопасит не только сами документы, но и пофондовые графические указатели, ярлыки на коробках от выгорания. Для защиты самих документах применяют картонирование – хранение коробках, и хранение в папках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и проч.

Неестественное освещение возможно локальным (на рабочих столах, над стеллажами и проч.) и центральным. Для неестественного освещения используют лампы накаливания в закрытых плафонах с ровной поверхностью. Допускается использование люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра. Уровень освещенности не должен быть больше 20-50 люкс (на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола) и на рабочих столах — 100 люкс. [6]

Температурно-влажностный режим: с учетом специфики видов документов, в архивохранилище должны соблюдаться следующие требования по поддержанию обычных климатических условий:

Для бумажных документов – температура должна быть 17 — 19 градусов С при относительной влажность воздуха 50 — 55%; для черно-белых пленочных материалов 15 градусов Цельсия и 40 — 55% и цветных пленочных материалов 2 — 5 градусов Цельсия С и 40 — 55%; для документов на дисковых носителях и магнитных лентах — 15 — 20 градусов Цельсия и 50 — 65%.

Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется методом регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом — два раза в неделю, при нарушениях режима хранения — каждый день. Показания устройств фиксируются в регистрационном издании, сами устройства размещают в главном проходе на стеллаже, далеко от отопительных и вентиляционных совокупностей. Показания устройств фиксируются в регистрационном издании.

Таблица 2. Форма регистрационно-контрольного издания показаний относительной измерения влажности и приборов температуры в архивохранилище

Климатические параметры воздуха
	Наружный воздушное пространство	Воздушное пространство в хранилище	Подпись сотрудника, сделавшего запись	Примечание
Дата записи	Температура, в градусах С	Относительная влажность, %	Температура, в градусах С	Относительная влажность, %

Рисунок 3. Термогигрометр ИВТМ-7	Рисунок 4.Гигрометр ВИТ-1 психометрический

Санитарно-гигиенический режим: его соблюдение содержится в помощи благоприятного санитарно-биологического климата. На практике это указывает содержание помещения архива, и, в особенности, архивохранилища в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли. В помещениях хранилищ запрещается нахождение в верхней одежде, мокрой и нечистой обуви, использование и хранение пищевых продуктов и курение.

В хранилище выполняют систематическую мокрую уборку не реже одного раза в десять дней, и не реже одного раза в год – полное обеспыливание помещения. С целью этого все средства хранения (шкафы и стеллажи), и плинтусы, подоконники обрабатываются антисептиками: двухпроцентным раствором формалина и т.п., наряду с этим нужно проследить, дабы на протяжении проведения уборок антисептические растворы и вода не попали на документы.

В целях защиты от насекомых все вентиляционные совокупности должны быть защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм Дезинсекция (по необходимости – дератизация) архивохранилища обязана проводиться систематично, в соответствии с СанПиН 3.5.2.1376-03 – не реже одного раза в месяц. [5] Каждые полгода (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

Охранный режим: архивохранилище, как и архив предприятия, относится к категории очень защищаемых объектов, потому, что речь заходит о защите документируемой информации, включая коммерческую тайну структуры, персональные эти уволившихся работников и проч. Охранный режим распространяется кроме этого на помещения, в которых временно сохраняются материальные ценности и архивные документы архива (помещение технической обработки документов, сектор применения документов архива и проч.).

Соблюдение охранного режима обеспечивается целым комплексом мер, включающих выбор «архивохранилища» и размещения надёжного места архива в строении, техническими средствами защиты, организацией совокупности охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения опечатывают.

Право доступа в хранилище имеют сотрудники и заведующий данного хранилища, а в отдельных случаях другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется лишь по особым пропускам в соответствии с правилами.

«!» Дела возможно выдавать из архивохранилищ для временного пользования (работникам организаций, в читальный зал пользователям, с целью проведения архивных работ с документами, с целью проведения комплекса работ с архивными документами с целью улучшения их физического состояния. Существуют следующие сроки выдачи дел во временное пользование: 1 месяц для применения работниками организации, 1 месяц для применения документов в читальном зале, 3 месяца во временное пользование для других организаций, 6 месяцев для экспонирования документов.

Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела либо вынесения судебного ответа. Продление установленных сроков выдачи документов допускается крайне редко с разрешения начальника организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов. Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи документов и оформляется особыми актами.(Приложение 2 задание 9)

Так, залогом обеспечения сохранности архивных документов может стать лишь соблюдение комплекса всех обрисованных мероприятий.