Использование электронной цифровой подписи в системе directum

Возможность подписывать документы электронной цифровой подписью (ЭЦП) разрешает во многих случаях (к примеру, во внутреннем документообороте) заменить классические подпись и печать, обеспечивая неизменность и авторство документа по окончании его подписания.

ЭЦП в электронном документе, действующем в организации, равнозначна собственноручной подписи на бумажном документе при одновременном соблюдении следующих условий.

1. Сертификат ключа подписи, относящийся к данной ЭЦП, не потерял силу (не отозван) на момент
подписания электронного документа.

2. Подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе.

3. ЭЦП употребляется в соответствии с установленными в организации правами подписи документов.

Ответственность за использования чужой и попытку подделки ЭЦП равнозначна печати подделки и попытке подписи на бумажном документе.

порядок и Возможность применения в организации ЭЦП должны быть закреплены во внутренних нормативных документах. Одним из таких документов возможно «Положение об электронном документообороте». Целью данного документа должна быть регламентация баз применения в организации документов в электронной форме с применением корпоративной совокупности электронного документооборота (СЭД) и приравнивание статуса ЭЦП электронного документа к подписи бумажного документа.Использование электронной цифровой подписи в системе directum

Обладателем сертификата ключа подписи может являться любой пользователь СЭД, для этого ему должен быть сгенерирован и установлен ключ ЭЦП.

Изготовление (генерация) сертификатов ключей автографов осуществляется сотрудником удостоверяющего центра на основании распоряжения, оформленного в соответствии с правилами. Роль удостоверяющего центра организации в большинстве случаев делает отдел IT (ИВЦ), наделенный ответственностью и соответствующими полномочиями.

Особенности подписания электронных документов:

• подписать ЭЦП возможно любую версию документа;

• одну версию смогут подписать пара человек;

• подписываемая версия документа не должна быть ранее подписана текущим пользователем при
помощи одного и того же сертификата и от одного и того же лица;

• ЭЦП на документы возможно ставить в проводнике совокупности, окне связанных документов, окне
результатов поиска, в окне состояния документа, а также в поле вложения в карточке задания и
задачи.

Условия для возможности подписания версии документа:

• документ не должен быть ни кем открыт для редактирования;

• пользователь должен иметь сертификат цифровой подписи (полученный у администратора),
установленный на его компьютер;

• для подписания версии документа утверждающей подписью пользователь должен иметь права на
подписание данного вида документов;

• пользователь должен иметь права на трансформацию либо полные права на документ.

Подписание версии электронного документа

Чтобы подписать документ либо группу документов, необходимо по окончании выделения нужного документа/документов воспользоваться одним из способов:

• основное меню Действия/Подписать документ;

• контекстное меню Подписать;

• кнопка на панели инструментов %.

В открывшемся окне необходимо будет указать подписываемую сертификат и версию документа, которым производится подпись.

Просмотр информации о наличии ЭЦП у документа

Просмотр информации о автографах документа осуществляется следующими методами:

• основное меню Действия/Информация о автографах;

• контекстное меню Информация о автографах;

• кнопкана панели инструментов.

Наряду с этим раскрывается окно с информацией о автографах для каждой версии электронного

документа.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА

1. В неспециализированную папку (Share folder) на сервере направляться расположить файл документа Word с заглавием
«Пресс-релиз. Внедрение DIRECTUM.doc»

2. Создать новый документ Word с видом электронного документа «Досье» и шаблоном «Неспециализированный
шаблон документа для Word» в папке «Избранное». Дать наименование по типу: «Досье на
/» (к примеру, «Досье на ООО DIRECTUM/Слушатель!»). Собрать в
документе маленькой текст и сохранить документ.

3. Создать в папке «Избранное» документ из файла «Пресс-релиз. Внедрение DIRECTUM.DOC» (файл
находится в папке, указанной учителем). Указать вид электронного документа: «Новость,
пресс-релиз», проверить приложение-редактор: «Микрософт Word», Дать наименование документу:
«Пресс-релиз. Внедрение DIRECTUM».

4. Для документа, созданного в пункте 2, создать новую версию. В примечаниях к версии записать
«учтены замечания управления». В тексте созданной версии сделать трансформации. Сохранить версию.

5. Проверить стадию жизненного цикла документа, созданного в пункте 2, поменять стадию
жизненного цикла документа на «Действующий». Взглянуть схему жизненного цикла данного
документа.

6. На документы, созданные в пунктах 1 и 2, назначить права доступа на просмотр для всех
пользователей (не открывая карточку электронного документа).

7. Отыскать в справочной совокупности по DIRECTUM описание импорта документа: раздел «Неспециализированные
положения по импорту документа».

8. Дать права на просмотр документа, созданного в пункте 1, группе пользователей
«Делопроизводители», и дать права на трансформацию группе «Управление».

9. Скопировать документ, созданный в пункте 1. Поменять наименование организации, на которую
заводится досье. Назначить на скопированный документ полные права доступа для всех
пользователей.

10.Удалить скопированный документ.

11.Экспортировать без блокировки документ, созданный в пункте 2. В проводнике Windows открыть и
поменять текст экспортированного документа. Импортировать выписанный документ с созданием
новой версии. В примечании к версии указать «Редактировался вне совокупности».

12.Экспортировать документ, созданный в пункте 1 с блокировкой. Возможно ли поменять права доступа
к документу и его наименование? Возможно ли внести трансформации в текст документа? Разблокировать данный

документ.

13.Подписать ЭЦП последнюю версию документа, созданного в пункте 2, согласующей подписью.
Возможно ли поменять текст подписанной версии? Взглянуть данные о цифровых автографах
документа. Подписать ЭЦП последнюю версию документа, созданного в пункте 2, утверждающей
подписью. Просмотреть данные о цифровых автографах документа.

14.Удалить одну из предположений документа, созданного в пункте 2.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПРОВЕРКИ

1. Перечислите методы создания документов в совокупности DIRECTUM.

2. Какие конкретно имеется типы прав доступа? Какие конкретно ограничения действий имеется для каждого из типов прав
доступа?

3. Для чего создаются версии документов? Текст какой версии будет содержать в себе новая версия?

4. Возможно ли для различных предположений документа назначить различные права доступа?

5. смогут ли пара пользователей в один момент редактировать одинаковый документ в совокупности
DIRECTUM? Карточку электронного документа и текст одной из предположений? Одну и ту же версию
электронного документа?

6. Вам нужно в выходные поработать с документом (внести кое-какие поправки в текст), причем
Вы желаете быть уверены, что за это время никто не поменяет его (ни через Web-доступ, ни из офиса).
Как поступить?

7. В случае если документ Вам больше не нужен в папке «Избранное», что направляться удалить: ссылку на него либо
сам документ?

8. Как стремительнее заполнить поле типа «Справочник» нужным значением?

9. Вы создали новый документ. Какой тип прав доступа направляться выбрать для пользователя Снегирева,
если он будет назначать исполнителей по документу и, следовательно, обязан изменять перечень
пользователей, имеющих доступ к данному документу?

10.Как поменять наименование документа?

11.Какими правами на задачи и документы замещаемого владеет замещающий?

12.В DIRECTUM имеется документ. Он имеет 5 предположений. Вы желаете удалить предпоследнюю (четвертую)
версию документа. Как это сделать?

13.Вам по email пришло письмо с положенным документом Word. Вы открыли письмо и
желаете сохранить данный документ в DIRECTUM. Что Вам нужно сделать?

14.Как определить размер и количество предположений документа?

15.Какие конкретно параметры возможно поменять в окне «Состояние документа»?

16.В DIRECTUM имеется документ. Он имеет 4 версии. Вы желаете создать новую версию документа на
базе второй версии. Возможно ли это сделать?

17.Для чего нужна электронная цифровая подпись? Какие конкретно типы автографов бывают?

18.Ваш прошлый сеанс работы был закончен некорректно и редактируемый Вами документ не
успел сохраниться в хранилище. Что возможно сделать с его локальной копией при следующем
открытии проводника совокупности?

19.В чем отличие шифрования на базе сертификатов от шифрования с паролем?

20.Вы нашли документ и скопировали ссылку на него в папку Избранное. Как мы знаем, что он находится
и в других папках. Изменится ли документ в других папках, если Вы его отредактируете?

21.Как определить, кто удалил документ?

22.В папку Избранное совокупности DIRECTUM Вы поместили ссылку на документ, что до этого
создали из файла с локального диска собственного компьютера. Что случится, если Вы удалите файл с
локального диска?

23.Какие конкретно состояния смогут иметь версии электронного документа? ;

24.Зависит ли стадия жизненного цикла электронного документа от состояния его предположений? Каким
образом возможно поменять стадию жизненного цикла электронного документа? Неизменно ли это возможно

сделать?

Удивительные статьи:

Похожие статьи, которые вам понравятся:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: