Несколько слов о сроках хранения документов

Условно все архивы организаций возможно поделить на передающие и не передающие документы в архивные учреждения на постоянное хранение.

закон«Об архивном деле в РФ» 125-ФЗ выделяет следующие сроки хранения документов:

— Хранение документов без указания срока (бессрочное);

— Временное хранение архивных документов – хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

— Временное хранение документов Архивного фонда РФ – хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное;

— Депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ – хранение документов Архивного фонда РФ федеральными органами аккуратной власти и организациями (а также академиями наук РФ, имеющими национальный статус, за исключением Русском академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими контрактами между ними и официально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом аккуратной власти.

Федеральным законодательством выяснены следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ в архивах организаций-источников комплектования до их поступления в национальные и муниципальные архивы:

— для документов федеральных органов власти, иных национальных органов РФ (а также органов прокуратуры РФ, ЦИК РФ, Счетной палаты РФ, Центробанка РФ (Банка России), и для включенных в соответствии с правилами в состав Архивного фонда РФ документов национальных внебюджетных федеральных организаций и фондов — 15 лет;

— для документов органов власти, иных национальных органов субъектов РФ и организаций субъектов РФ — 10 лет;

— для документов муниципальных органов власти и муниципальных организаций — 5 лет;

— для отдельных видов архивных документов: записей актов гражданского состояния — 100 лет; документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет; проектной документации по капитальному постройке — 20 лет; технологической и конструкторской документации — 20 лет; патентов, нужную модель, промышленный пример — 20 лет; научной документации — 15 лет; кино- и фотодокументов — 5 лет; видео — и фонодокументов — 3 года. [2]

В зависимости от сроков хранения,дела подразделяются на три группы: Дела краткосрочного (не более 10 лет) хранения – документы, которые содержат своевременную данные и нужные для практического пользования в течение маленького срока. К ним относится и большая часть документов бухучёта, дела постоянного хранения и дела долгосрочного (более чем 10 лет) хранения. Ниже приведена черта групп дел постоянного и долгосрочного хранения.

Дела постоянного хранения – документы, каковые по собственной информационной значимости воображают научно-историческую, культурную сокровище и исходя из этого относятся к составу Архивного фонда РФ и подлежат по истечению определенного законодательством срока (от 5 до 15 лет) передаче в национальные либо муниципальные архивы.

Дела долгосрочного хранения – в большинстве случаев, это большая часть документов по личному составу, индивидуальные дела. В соответствии с пункту 3 статьи 3 законаот 22.10.2004г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», документы по личному составу — архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем [3].

Сроки хранения документов выяснены в ряде законов. Так, в соответствии с закону ФЗ-402 «О бухгалтерском учете» и приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, бухгалтерские документы должны храниться не меньше 5 лет, а для акционерных обществ установлены еще более долгие сроки хранения. [26]

Большая часть сроков хранения документов определяется по спискам, каковые, со своей стороны, делятся на типовые и ведомственные (отраслевые). Типовые списки утверждаются центральным органом по управлению архивным делом в РФ, ведомственные и отраслевые – центральным управляющим органом ведомства либо отрасли соответственно. Типовые списки документов смогут быть использованы, практически, во всех организациях, применяющих в собственной деятельности обычный (типовой) комплект документов.

Пример типового списка: Список типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом массовых коммуникаций и Министерства культуры РФ от 31 июля 2007 г. № 1182. Он содержит состав документов для организаций, сферу деятельности которых возможно охарактеризовать как научно- , производственно-техническую, проектную и строительную) (ПРИЛОЖЕНИЕ).

Для большинства вторых организаций вероятно использование Списка типовых управленческих архивных документов, образующихся в ходе деятельности национальных органов, муниципальных органов власти и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558). Данный документ может употребляться предприятиями и всеми организациями, независимо от форм собственности.

Сфера его применения распространяется на все документы, созданные позднее 2010 года. С его возникновением был отменен Список типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный начальником федеральной архивной работы России 06 октября 2000 года[1].

Примеры ведомственных перечней:

«Список документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центробанка РФ»;

«Список документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей армий гражданской обороны, подразделений гражданской работы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным обстановкам РФ»;

«Список документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка РФ и учреждений его совокупности, с указанием сроков хранения»;

«Положение о сроках и порядке хранения документов акционерных обществ» –требования этого документа необходимы для выполнения всеми акционерными обществами».

Любой список из главной части и справочного аппарата.

Главная часть – описательные статьи — является наименованиемразновидностей документов и видов документов с указанием вопросов деятельности и сроков хранения учреждений, систематизированных в соответствии с классификационной схемой и имеющих сквозную валовую нумерацию.

Справочный аппарат оказывает помощь ориентироваться в списке, пользоваться им при экспертизе документов и включает в себя титульный лист с выходными и названием перечня данными, указания по применению списка, перечень сокращений, указанного аппарата (Типовое положение ЭК, ЦЭК ведомства, форма акта о выделении дел к уничтожению, итоговой части номенклатуры дел и т.п.).

Кроме сроков хранения документов, указанных в списках, существуют и другие:

«До минования необходимости» – срок хранения документации организация определяет сама, но он не может быть менее 1 года;

Отметка «ЭПК», которая свидетельствует, что часть документов дела может иметь научно-историческое значение и возможно покинута на постоянное хранение. В таких случаях по окончании установленного срока обязана проводиться дополнительная полистная экспертиза сокровища дел.

«!»Сроки хранения документов нельзя изменять в меньшую сторону; но по итогам проведения экспертизы сокровища (лишь при участии экспертно-проверочной рабочей) возможно установить конкретный, «эргономичный» для организации срок хранения

Несколько слов о сроках хранения документов

Удивительные статьи:

Похожие статьи, которые вам понравятся: