Обзор законодательных и нормативно-правовых актов, регламентирующих работу архива

Организация хранения документов как на уровне национальных, так и ведомственных архивов – регламентированный процесс, базу которого составляют законодательные и локальные нормативные акты. Остановимся на краткой чёрте главных из них.

Кодекс РФ об административных правонарушенияхот 30.12.2001 № 195-ФЗ (принят ГД ФС РФ 20.12.2001, действующая редакция от 09.08.). Кодексом предусмотрены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, использования и учёта архивных документов, что влечет предупреждение либо наложение административного штрафа на должностных лиц и граждан (статьи 13.20, 13.25) [1]

Со своей стороны, УК России (с трансформациями на 2 ноября 2013 года) установил уголовную ответственность за неправомерные действия с информацией и документами.

Последовательность законов РФ (Законы «О Национальном гербе РФ», «О языках народов РФ», «Об необходимом экземпляре документов», «Об электронной цифровой подписи» содержат нормы, каковые должны учитываться при составлении, хранении и оформлении деловых документов. Двадцать второго октября 2004 года был принят закон«Об архивном деле в РФ» ФЗ-125.Закон включает 9 глав, каковые в общем итоге насчитывают 32 статьи. Главное назначение закона – регулирование взаимоотношений в сфере организации хранения архивных документов независимо от их формы собственности, конечно в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, государства и общества [2, ст.1].

Кроме закона , существует большое число подзаконных актов, регламентирующих работу архивной отрасли, и, например, предприятий и архивов организаций, а также, распоряжения массовых коммуникаций и Министерства культуры РФ – они касаются вопросов, которые связаны с утверждением новых нормативно-методических документов сфере архивного дела.

Примеры: Приказ № 1182 от 31.07.2007. «Об утверждении Списка типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения», Приказ Минкультуры от 17.08.2004 № 39 «Об отмене Примерного списка документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения». [22]

Функционирование архивной отрасли происходит в рамках, обозначенных общегосударственными стандартами. В данной сфере существует много ГОСТОв, устанавливающих правила и нормы довольно разных мероприятий по обеспечению, сохранности и учету архивных документов[21], в основном, для национальных архивов. По данной причине, остановимся на чёрте двух главных стандартов, регламентирующих отдельные направления работы архивов негосударственных учреждений и предприятий.

Госстандарт РФ«Делопроизводство и архивное дело. определения и термины» (ГОСТ Р 51141-98),утвержден Распоряжением Государственного стандарта России от 27 февраля 1998 г. N 28, дата введения 01.01.1999 – представляет собой терминологическую совокупность понятий в области делопроизводства и архивного дела. Применение терминов стандарта есть необходимым при разработке локально-нормативной базы по архивному делу и делопроизводству, и всего комплекса управленческих документов.

Госстандарт РФ «Унифицированные совокупности документации. Унифицированная совокупность организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», введен в воздействие 01 июля 2003 г. Стандарт являются рекомендацией, и имеет значение для оформления документов текущем «неспециализированном» делопроизводстве и ДОУ в целом, но для области архивного дела он кроме этого ответствен: оформление описей дел постоянного, временного хранения, оформление ответов на социально-правовые запросы граждан, справок, реквизитов в организационно-распорядительных документах и проч. выполняется, в большинстве случаев, с учетом рекомендаций настоящего ГОСТа.

В любом цивилизованном обществе логическим продолжением нормативно-правовой совокупности есть соответствующая этика поведения специалиста. В сентябре 1996г. в Пекине на совещании Главной ассамблеи Интернационального совета архивистов был принят Интернациональный этический кодекс архивистов, что установил высокие стандарты, очертил этические рамки поведения для всех, кто занят в архивной сфере. [22].

Ключевыми принципами международного этического кодекса архивистов являются защита целостности архивных материалов, осуществление экспертизы сокровища, отбор архивных документов и работа с ними при рассмотрении их в историческом, правовом и административном пространстве, защита подлинности документов, обеспечение их сохранности на протяжении архивной обработки, использования и хранения, обеспечение доступности архивных материалов при сохранении национальной, коммерческой, опытной тайны и тайны личной жизни, использования и обеспечение сохранности мирового документального наследия в сотрудничестве между собой и представителями вторых профессий, воздействие в рамках соответствующего законодательства. Все эти нормы признаны у нас, и все, кто трудится с документами, должны не забывать о опытной ответственности, и согласовывать собственные действия с этическими нормами кодекса.

Пример 1.Из комментариев и принципов Этического кодекса архивиста

(Принят на совещании Главной ассамблеи Интернационального совета архивов

(Пекин, сентябрь 1996 г.):

1. Архивисты должны защищать целостность архивных материалов и обеспечивать их сохранность так, что они будут оставатьсяточным свидетельством прошлого. Первейшей обязанностью архивистов есть сохранности документов и обеспечение целостности, переданных на хранение. Для исполнения данной обязанности они должны уважать законные, иногда противоречивые права и интересы работодателей, пользователей-и владельцев собственников, прошлое, будущее и настоящее.

беспристрастность и Объективность архивистов являются мерилом их профессионализма. Они должны оказывать сопротивление любому давлению, направленному на манипулирование с документом, с целью сокрытия либо искажения фактов.

8. Архивисты должны применять оказанное им доверие в неспециализированных заинтересованностях и избегать применения собственного положения для нечестного удовлетворения собственных либо чужих заинтересованностей. Архивисты должны воздерживаться от действий, наносящих ущерб их опытной чистоте, беспристрастности и объективности. Они не должны извлекать для себя денежную либо какую-либо другую пользу в ущерб учреждениям, исследователям либо сотрудникам. (…) Они должны избегать действий, каковые имели возможность бы вызвать в обществе столкновение заинтересованностей.

9. Архивисты должны повышать собственный опытное мастерство, систематически и неизменно совершенствуя собственные архивные знания и делясь результатами собственных изучений и опытом работы. Архивисты должны стремиться к достижению согласия с сотрудниками по профессии, совершенствовать навыки оценки собственного и чужого труда, вносить собственными знаниями вклад в увеличение эффективности работы коллектива и снабжать подчиненным обучения и соответствующие условия работы.

10. Архивисты должны содействовать использованию и обеспечению сохранности мирового документального наследия в сотрудничестве между собой и с представителями вторых профессий. Архивисты должны стремиться к расширению сотрудничества, избегать распрей с сотрудниками по профессии и разрешать появляющиеся неприятности, поощряя наряду с этим строгое соблюдение архивных этических норм и стандартов. Архивисты должны сотрудничать с представителями родственных профессий на базе взаимопонимания и обоюдного уважения.

В регионах действует законодательство, созданное органами управления архивным делом на базе закона № 125-ФЗ. К примеру, отношения в сфере содержания и формирования архивных фондов Иркутской области, конечно отношения в сфере управления архивным делом в области регулирует закон №4-ОЗ «Об архивном деле в Иркутской области». Он был принят распоряжением Законодательного собрания Иркутской области 21 марта 2008 года за N 41/17а-ЗС.

Закон регулирует сферу взаимоотношений в области содержания и формирования архивных фондов Иркутской области. В противном случае говоря, сфера областного законодательства распространяется на все архивные документы, относящиеся к гос собственности Иркутской области, среди них и те, хранение которых осуществляется на негосударственных мероприятиях. К числу полномочий администрации Иркутской области в сфере архивного дела относится «определение порядка возмещения за счет средств бюджета области затрат негосударственным организациям на передачи и обеспечение отбора в упорядоченном состоянии в областные национальные архивы находящихся в их владении архивных документов, отнесенных к гос собственности Иркутской области» [3]

Указанная черта законодательных и нормативно-методических документов не есть исчерпывающей. Все трансформации, происходящие в законодательстве архивной сферы, нужно сверять с информацией, неизменно обновляющейся на официальных сайтах Архивного агентства и справочно-информационных совокупностях.

Особенное место в комплексе документов, регламентирующих работу архива предприятия, занимают организационно-методические документы.

Ответственное значение для работы архивов фирм имеют «Главные правила работы архивов организаций», одобренные ответом Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. Данный документ есть необходимым для всех организаций, осуществляющих хранение документов Архивного фонда РФ и отнесенных к гос собственности; для всех остальных, в то числе, архивов национальных организаций, он являются рекомендацией. На сегодня «Правила» остаются до тех пор пока главным нормативным документом, в котором обрисован целый список мероприятий по организации архивной работы архива предприятия.

Они смогут стать базой для составления локальных нормативных документов: положений, памяток и проч. В документе прописаны главные советы по составлению описи дел, оформлению дел при передаче на архивное хранение, подробным образом обрисованы технические требования, предъявляемые к помещениям архива, размещению документов в архивохранилище, и режимы хранения документов.

Особенное внимание уделяется вопросам систематизации документов в пределах фонда, мероприятиям по использованию и учёту документов и проч. В некоторых разделах при описании задач, функций архива, и направлений совершенствования его работы, мы неоднократно будем апеллировать к этому документу.

Как в работе любого структурного подразделения, отдела либо предприятия в целом, для архива ключевую роль играются организационно-правовые документы, регламентирующие его деятельность. Остановимся подробнее на чёрте каждого из них.

Положение об архиве–это локальный нормативный документ,в соответствии с которымфиксируются правовой статус архива, источники его комплектования, состав документов поступающих на хранение, задачи, функции и права архива. В большинстве случаев, положение разрабатывается на базе Примерного положения об архиве национального учреждения, организации, предприятия (утверждено приказом Роскомархива от 18.08.1992 №176).

Положение об экспертной группы предприятия-разрабатывается на базе Примерного положения о неизменно действующей экспертной группы учреждения, организации, предприятия (Утверждено Приказом Росархива от 19 января 1995 г. N 2).

Должностные руководства архивных сотрудников определяют обязанности, права и ответственность сотрудников архива.

Штатное расписание(составляется значительно чаще на базе унифицированной формы по кадровому учету Т-3) – содержит список должностей учреждения (организации) с указанием размеров и количества должностных окладов, а также, выделенные штатные единицы работника (работников) архива.

Работа архива кроме этого ведется на основании следующих отчётов и планов: замысла работы архива на год, замыслов-графиков приема дел от источников комплектования на год с поквартальной разбивкой, замыслов-графиков передачи дел на представления и государственное хранение сводных разделов описей в курирующий архив на год с поквартальной разбивкой, отчет о исполнении годового замысла, табель учета рабочего времени работника архива и проч. [25]

Обзор информационных ресурсов архивной сферы

На сегодня множество сайтов содержит очень разнообразную данные по организации архивного дела предприятия. Потребителями таковой информации являются начальники фирм малого, среднего бизнеса, начальники работ ДОУ, секретари, заведующие архивными отделами, студенты – в общем, все те, кто испытывает потребность взять необходимые и точные сведения по интересующим вопросам организации работы архива предприятия.

К сожалению, не все сайты рунета отвечают ожидаемым требованиям: часть из них содержит уже устаревшую данные, другие же, напротив, обещают оказание высококвалифицированной помощи за оплату, что, к сожалению, также не есть поручителем качества. Настоящий подраздел показался не просто так, и имеет практическую цель сориентировать читателя настоящего пособия в поиске нужной ему информации по организации работы архива предприятия.

1) Сайт Федерального архивного агентства (Росархива) www.archives.ru – содержит все данные о главном органе аккуратной власти в архивной отрасли, включая чёрта его организационной структуры, цели, зада деятельности, сферу полномочий, отчёты и планы по видам деятельности. В разделе «Помощь» находится нужная информация для работников архивов организаций, включающая ответы на вопросы, чаще всего появляющиеся в практической деятельности архивов организаций: о передаче личных дел выгнанных с работы работников на архивное хранение, фондовой работе, выполнению социально-правовых запросов и проч.

2) Портал «Архивы России» www.rusarchives.ru – cодержит исчерпывающую данные о русском законодательстве архивной отрасли в РФ, и полный состав нормативно-методических документов по архивному делу. Не обращая внимания на то, что большая часть из них относятся к сфере действия национальных архивов, часть (Списки хранения документов, «Главные правила работы архивов организаций» и проч.) являются базисными для работы архива каждого предприятия.

Сайт содержит данные, полезную для каждого архивиста по вопросам информатизации архивной сферы, увеличению квалификации. публикации «и Вкладка Издания» содержит статьи из изданий, главной специализацией которых есть архивная отрасль и архивное дело.

3) Сайт Общероссийского НИИ документоведения и историко-архивного дела www.vniidad.ru. На сегодня ВНИИДАД остается главным в стране методологом и разработчиком в сфере документоведения и архивоведения, архивного дела и документационного обеспечения управления, и базисной организацией по повышению и переподготовке квалификации кадров бывших советских республик указанных областях. На сайте представлена все данные о научно-исследовательских и практических конференциях, организованных на базе ВНИИДАД и при его участии, профессиональной повышения переподготовке и курсах квалификации, научно-исследовательской литературе по архивоведению.

4) Сайт издательства «Бизнес-Арсенал» www.delo-press.ru. На сайте представлены архивы статей по популярным и востребованным экспертами изданиям, производимым издательством: «управление и Кадровая служба персоналом предприятия», «документооборот и Делопроизводство на предприятии», «Арсенал предпринимателя» и последовательности вторых.

5) Сайт www.delo-ved.ru. Создатель этого сайта – документовед с обширным опытом работы, Евгения Полоса (Сталинград). Главным преимуществом этого сайта есть достоверность и полнота информации, которая систематически обновляется.

Все примеры относительно оформления учетных документов приведены корректно; в свободной иллюстративной форме создатель представила данные по самым вопросамдокументоведения и архивного дела.

Так, на сегодня в распоряжении эксперта по хранению документов и дел предприятия имеется комплекс законодательных, нормативно-правовых актов, локальных документов, служащих базой для организации работы архива либо архивного дела. Обширный практический опыт последовательности организаций обрисован в периодической специальной печати; практический материал по работе архива организации представлен на сайтах, но значительно чаще к применению представленной информации на сетевом ресурсе направляться доходить избирательно.

задания и Вопросы:

1. Дайте определения следующим понятиям: «архивный документ», «национальный архивный фонд», «депозитарное хранение», «полезный документ»

2. Отыщите различия в содержании определений следующих пар слов: «документ-архивный документ», «архивный фонд-архивная коллекция», «полезный документ-особо полезный документ». При затруднении обратитесь к закону125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»

3. Укажите структуру национальной и негосударственной частей архивного фонда РФ.

4. Выполните задания с 1.1. по 2.1. рабочей тетради

5. Дайте чёрта группе организационно-правовых документов, разрабатываемых на локальном уровне архива либо архивного отдела

6. Назовите главные направления совершенствования работы архива организации