Организационные принципы работы архива предприятия

В соответствии с «Главным правилам работы архивов организаций», одобренным ответом Коллегии Росархива от 06.02.2002 г., архив предприятия может функционировать на правах независимого структурного подразделения либо структурного подразделения в работе ДОУ. [6]

В первом случае управление деятельностью архива предприятия возлагается на начальника предприятия (его помощника по управлению), а управление повседневной деятельностью архива – на начальника независимого структурного подразделения. Во втором, соответственно, на начальника работы ДОУ и начальника структурного подразделения.

В соответствии с Правилам, к числу главных задач архива относятся комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве, обеспечение и учёт сохранности документов, создание научно-справочного аппарата к документам архива, применение хранящихся в архиве документов, передача и подготовка документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение в соответствии со требованиями и сроками, установленными Федеральной органами управления и архивной службой России архивным делом субъектов РФ.

В соответствии с возложенными на него задачами, архив осуществляет следующие функции:ведет перечни структурных подразделений организации – источников комплектования архива; принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации – источника комплектования архива, учитывает и снабжает сохранность принятых в архив документов, формирует и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива, организует информационное обслуживание структурных подразделений и руководителей организации, осуществляет применение документов по запросам частных и организаций лиц, а также социально-правовым запросам граждан, ведет анализ и учёт применения, проводит экспертизу сокровища и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение, осуществляет оформления правильности и проверку формирования дел в структурных других организациях и подразделениях организаций – источниках комплектования, организует работу по составлению номенклатуры дел организации, оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами, участвует в разработке нормативных и методических документов по документационному обеспечению и архивному делу управления, участвует в проведении мероприятий по увеличению службы работников и квалификации архива документационного обеспечения управления, а также в организациях – источниках комплектования архива.

«?» Вспомните функции и основные задачи национальных архивов

В целом, содержание работы ведомства, учреждения, предприятия в большинстве по приему, размещению, хранению, организации и учёту применения документов во многом сходится с работой национальных архивов. Но между указанными видами архивов существует последовательность различий:

— Ведомственный архив (за исключением центрального архива министерства либо ведомства) и архивный отдел не являются научно-исследовательскими учреждениями;

— Источниками комплектования национальных архивов являются документы нескольких фондообразователей; для архивного отдела, предприятия, большинства ведомственных архивов, источником комплектования являются документы лишь одного фондообразователя;

— В ходе проведения экспертизы сокровища госархив принимает участие лишь на завершающей стадии: по большей части, функции сотрудников государственного архива сводятся к проверке правильности оформления сводных оформления и описей дел; работники архивного отдела принимают участие в проведении ЭЦ на всех ее этапах;

— В большинстве случаев, в большинстве и архивных отделах ведомственных архивов совокупность научно-справочного аппарата (СНСА) не представлена полным «набором» необходимых и дополнительных архивных справочников (в большинстве случаев, в большинстве из них в качестве главных употребляются архивный каталог и архивная опись).