Основные операции с документом

Изменение текста документа

Открытие документа для трансформации:

• основное меню Файл/Открыть/Открыть;

• контекстное меню Открыть’,

• двойной щелчок мышью по ссылке;

• клавиша .

В случае если в документе более одной версии, то откроется окно выбора версии, в котором необходимо выбрать редактируемую версию. Ограничения на трансформацию документа (версии):

• пользователь должен иметь права на трансформацию документа;

• в момент открытия документа он не должен быть открыт вторым пользователем для
редактирования;

• документ не должен быть экспортирован с блокировкой;

• изменяемая версия документа не должна быть подписана ЭЦП.

В случае если имеется хотя бы одно вышеназванное ограничение, то будет выдано предложение открыть документ для просмотра.

Оповещение об освобождении документа

В момент исполнения работ по трансформации документа (открытие документа для редактирования, подписание ЭЦП, экспорт с блокировкой) он не должен быть открыт для редактирования вторыми пользователями. В случае если документ уже открыт для редактирования, то будет выдано соответствующее предупреждение. При нажатии на кнопку Открыть для просмотра документ откроется лишь для чтения.Основные операции с документом

При нажатии на кнопку Не открывать документ документ не будет открыт. Наряду с этим в случае если в поле Взять оповещение об освобождении стоит галочка, то по окончании окончания редактирования документа вторым пользователем вы получите оповещение об освобождении этого документа.

Кнопка Повторить предназначена для повторной попытки открытия версии документа.

Открытие документа для просмотра

Время от времени не редкость комфортно открыть документ лишь для просмотра, к примеру, дабы второй пользователь имел возможность сейчас вносить в него примечания. Для этого необходимо воспользоваться одним из способов:

• основное меню Файл/Открыть/Открытъ документ для просмотра’,

• контекстное меню Открыть документ для просмотра.

Копирование документа

В отличие от функции копирования ссылок на документ, функция копирования документа предполагает создание нового документа на базе другого документа. Наряду с этим все сведенья ветхого документа (поля карточки), а также права доступа, копируются в новый документ. Для копирования необходимо воспользоваться одним из способов:

• основное меню Файл/Копировать документ’,

• контекстное меню Копировать документ.

Удаление документа

В отличие от удаления ссылки на документ, операция удаления документа предполагает полное его удаление из хранилища и удаление всех ссылок на него без возможности восстановления! Для удаления документа пользователь должен иметь полные права на документ, и документ не должен быть заблокирован.

Примечание. Дабы пользователи имели возможность удалять документы, в совокупности не должен быть установлен глобальный запрет на удаление папок и документов из хранилища.

Удаление документа:

• основное меню Файл/Удалить директорию/документ’,

• контекстное меню Удалить документ.

Импорт/экспорт документов

Бывают обстановке, в то время, когда нужно трудиться с документом вне совокупности DIRECTUM, к примеру, для отправки копии партнерам, либо работы над ним дома. Для этих целей в совокупности предусмотрен механизм импорта и экспорта документов.

Дабы обеспечивать, что за то время, пока документ был экспортирован из совокупности, его копия в хранилище не изменилась, существует возможность экспорта документа с блокировкой. Экспортированный с блокировкой документ не может быть поменян в DIRECTUM, и разблокировать его может лишь пользователь, экспортировавший данный документ с блокировкой либо администратор совокупности.

Обратной к операции экспорта есть операция импорта. В следствии исполнения импорта электронного документа эти из внешнего файла записываются в одну из существующих либо новую версию документа.

Примечание. При экспорте без блокировки и последующем импорте поменянного документа лучше создавать новую версию, дабы не удалить работу вторых, либо как минимум — взглянуть историю работы с документом.

Экспорт документа

Для экспорта документа из совокупности возможно воспользоваться одним из способов:

• основное меню Действия/Экспортировать;

• контекстное меню Экспортировать.

В открывшемся окне возможно выполнить следующие действия:

• выбрать версию документа, которая будет экспортирована;

• имя файла, в который будет экспортироваться текст версии документа;

• нужно ли при экспорте выполнить преобразование документа, поле доступно лишь при
установке работы перевода в PDF;

• указать папку, в которую будет сберигаться экспортируемая версия документа;

• указать необходимость блокировки документа в совокупности по окончании экспорта;

• указать необходимость экспорта документа в структурированный электронный документ и направляться
ли экспортировать все подписи либо лишь утверждающие;

• указать необходимость архивирования документа при экспорте.

Для экспорта документа без блокировки пользователю нужно лишь право на чтение

документа.

Импорт документа

Для импорта документа в совокупность возможно воспользоваться одним из способов:

• основное меню Действия/Импортировать,

• контекстное меню Импортировать.

Наряду с этим откроется окно, в котором необходимо указать:

• на место какой версии документа будет вноситься файл (или установить галочку В новую версию,
в случае если файл будет вноситься в новую версию);

• указать имя файла, из которого происходит импорт;

• нужно ли при импорте выполнить преобразование документа, поле доступно лишь при
установке работы перевода в PDF;

• в случае если документ был ранее экспортирован с блокировкой, то необходимо ли его разблокировать;

• необходимо ли удалять вносимый файл с диска.

Разблокирование документа

В случае если экспортированный с блокировкой документ не изменялся, то его возможно не импортировать в DIRECTUM, а просто разблокировать хранящийся в совокупности. Разблокирование документа:

• основное меню Действия/Разблокировать;

• контекстное меню Разблокировать.

Редактирование контекстного меню Windows


Удивительные статьи:

Похожие статьи, которые вам понравятся:

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: