Порядок оформления личного дела при передаче его на архивное хранение

Правила хранения кадровых документов отличаются от общих правил хранения управленческой документации: эти документы владеют высокой социальной значимостью (особенно те, что содержат персональные эти), являются документальным подтверждением прав работника на получение социального обеспечения и подтверждают его трудовой стаж. Исходя из этого большая часть из них имеют долгий либо постоянный срок хранения и употребляются в справочных целях при обращении граждан в архивные учреждения. [13]. Порядок формирования личных дел и требования к оформлению личных дел, передаваемых в архив, утверждены «Главными правилами работы архивов организаций».

«?» есть ли оформление личных дел необходимым требованием для каждой организации (предприятия, учреждения)?

«?»Вспомните состав главных требований, предъявляемых к текущему хранению личных дел в организации

«?» Вспомните срок хранения личных дел выгнанных с работы работников. Отличается ли срок хранения личных дел начальников организации от сроков хранения личных остальных работников организации?

Дела уволившихся сотрудников, в соответствии со статьей 17 закона125-Ф3, подлежат передаче в архив. Предархивная подготовка включает две процедуры: описание и оформление дела. Как и все дела долгого хранения, индивидуальные дела подлежат полному оформлению.

Кроме неспециализированных процедур по полному оформлению дел, существует последовательность изюминок, относящихся к оформлению личного дела. Речь заходит, в первую очередь, о группировке документов в дела. Так, при подготовке личных дел к передаче на архивное хранение документы систематизируют по хронологии их дат. Для личного листка по учету кадров и автобиографии это будет дата их заполнения[4].

Указанные документы располагают в начале дела.

Потом идут документы, которые связаны с оформлением работника на работу (анкета, автобиография, копии (ксерокопии) документов об образовании, личное прошение о приеме на работу и проч.) После этого в хронологическом порядке следуют документы, создаваемые в течение трудовой деятельности сотрудника. Завершают личное дело документы, которыми оформлялось увольнение.

«!»Не все документы, создаваемые в ходе трудовой деятельности работника, включают в состав личного дела. Так, в соответствии с Списку, в состав личного дела входят лишь заявления о увольнении и приёме. Остальные заявления в архив не передаются, формируются раздельно и сохраняются 5 лет (ст.665).

Кроме этого формируются раздельно уведомления о начале отпуска. Они, как и распоряжения об очередных отпусках сохраняются 5 лет (ст. 665 Списка).

Так, при систематизации документов личного дела нужно кроме этого обращать внимание на сроки хранения документов по спискам.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) их вкладывают в конверт и подшивают в дело. При наличии громадного количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись. [6]

направляться обратить особенное внимание на оформление обложки личного дела. На верхнем поле обложки показывают в именительном падеже наименование организации, в случае если у организации имеется официальное (по учредительным документам) сокращенное наименование, его пишут в скобках, по окончании показывают наименование структурного подразделения. В случае если наименование организации либо подразделения изменялось в течение «судьбы» дела, на обложке приводят оба заглавия.

Прошлое наименование показывают в скобках.

На обложке нужно показывают кроме этого порядковый номер дела по описи (архивный шифр) и индекс дела по номенклатуре. Из номенклатуры кроме этого переносят на обложку дела срок хранения документов. Датой личного дела являются крайние даты документов дела.

К примеру, крайние даты личного дела – это даты подписания приказа о увольнении и приёме сотрудника.

«!»Крайними датами личного дела работника постоянно будут даты, поставленные в заявлениях на прием увольнение и работу, даже в том случае, если этим документам предшествуют другие (анкета, автобиография и проч.)

Подготовка личных дел к сдаче в архив может осуществляться комплексно. Под комплексом личных дел понимается объединение нескольких личных дел сотрудников по алфавиту фамилий, отчеств и имён в года их увольнения с учетом допустимого количества одного дела (не более 250 страниц). С целью этого все индивидуальные дела работников, выгнанных с работы в одном и том же году, систематизируют по алфавиту фамилий, отчеств и имён.

Все материалы, относящиеся к различным личным делам, отделяют чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, отчества и имени соответствующего выгнанного с работы сотрудника. При наличии нескольких томов комплексов личных дел заполняется реквизит «Том». Каждое объединенное дело (том) снабжают внутренней описью с перечислением фамилий, отчеств и имён и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы).

К примеру, заголовок комплекса личных дел сотрудников, выгнанных с работы в 2006 году, на обложке дела и в сдаточной описи будет выглядеть следующим образом: «Индивидуальные дела сотрудников, выгнанных с работы в 2005 году. Лит. А-К.».

Со своей стороны, сдаточная опись за один год оформляется передающей (структурным подразделением либо предприятием, в случае если в нем нет структурных подразделений) и принимающей (архивом) сторонами и утверждается начальником структурного подразделения (организации), являющейся источником комплектования архива.

Распоряжения по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными сроками их хранения. Целесообразно при громадных количествах документов распоряжения по личному составу, касающиеся разных сторон деятельности организации (прием на работу, перемещение и увольнение, командировки и т.д.), собирать в отдельные дела.