Порядок проведения экспертизы ценности документов

В ходе экспертизы сокровища документов выделяются четыре группы дел:

— постоянного хранения, подлежащие в будущем передаче в госархив;

— долгого хранения в архиве учреждения (более чем 10 лет);

— временного хранения (до 10 лет);

— подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения. Дела с постоянным и долгосрочным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения. Документы, срок хранения которых менее 5 лет, в большинстве случаев, в архив не передаются, а сохраняются в структурных подразделениях до момента их утилизации.

Сам процесс проведения экспертизы сокровища документов включает следующие этапы:

— Отбор дел постоянного и временного (более чем 10 лет) хранения для передачи в архив;

— Отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях

— Выделение к уничтожению дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли

Экспертизу сокровища документов нельзя проводить лишь по заголовкам дел, указанным на обложках, поскольку в течение года при формировании дела в него имели возможность попасть и другие категории документов. Нужен анализ фактического содержания имеющихся в деле документов, что осуществляется методом полистного просмотра дел.

По результатам проведения экспертизы сокровища, составляются описи дел (постоянного, временного) хранения и по личному составу, и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Архивные описи составляются на все завершенные в делопроизводстве дела.

Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный список единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их раскрытия и учёта содержания.

Описи, подготовленные структурными подразделениями, являются основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме [6, приложение 12] в трех экземплярах и представляются в архив организации через год по окончании завершения дел в делопроизводстве.

К уничтожению также будут быть отобраны документы, поврежденные в таковой степени, что большинство текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется вероятным. В тех случаях, в то время, когда вероятно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, их оставляют на хранение, реставрируют либо делают с них копии [6, приложение 12]

В случае если на протяжении экспертизы узнается, что в деле в один момент присутствуют документы с истекшим сроком хранения, и постоянного и долгосрочного хранения, то его расшивают. Выделенные из дел документы постоянного и долгосрочного хранения формируют раздельно друг от друга в дела. Остальные же формируют раздельно и в последующем включают в опись дел, выделяемых к уничтожению.

В случае если в деле найдены документы с повторяющейся информацией (оригиналы, копии, дубликаты), срок хранения которых не истек, то происходит поиск оригиналов документов. , если оригиналы документов отысканы, их оставляют на предстоящее хранение, а копии уничтожают. В случае если оригиналы отсутствуют, то оставляют, в большинстве случаев, одну копию, а остальные уничтожают. [19] На дела, срок хранения которых истек, составляется документ, на основании которого дела будут переданы в архив для включения в акт выделения к уничтожению документов. Акт подписывается делопроизводителем, его составившим, и утверждается начальником структурного подразделения. [Там же]

Пример 3. Пример акта об уничтожении документов

Ниже представлены пояснения к датам акта, указанным на примере:

1 – дата протокола ЭПК архивного учреждения (национального либо муниципального архива), согласовавшего описи дел постоянного и долгосрочного срока хранения (в отечественном примере это 12.01.2011). Она переносится в акт из имеющегося в вашем распоряжении протокола и должна быть раньше даты составления акта. В случае если организация не есть фондообразователем национального либо муниципального архива, то, конечно, описи возможно не согласовывать и данный пункт из данного акта возможно исключить;

2 – дата акта (в примере это 25.01.2011) – указывается в бланке документа, есть датой составления акта, его подписания должностным лицом, проводившим экспертизу сокровища документов, его подпись оформляется в итоговой части акта. В утвержденной Росархивом форме этого акта присутствует одна подпись (в большинстве случаев председателя ЭК организации), но на практике этот акт смогут подписывать все участники данной экспертной группы (таковой вариант продемонстрирован в отечественном Примере 2);

3 – дата согласования акта с ЭПК (ЭК) организации (26.01.2011). Акт согласовывается лишь по окончании его составления, исходя из этого номер протокола и дата согласования вносятся в акт по окончании его рассмотрения на совещании рабочей группы, и, конечно, дата согласования акта обязана следовать за датой его подписания (составления);

4 – дата утверждения акта начальником организации (27.01.2011). Согласованный с ЭК организации акт передается на утверждение начальнику организации;

5 – потом на основании утвержденного акта документы вывозятся в пункт утилизации. Исходя из этого дата вывоза документов есть следующей датой, которая проставляется на акте на основании совершившегося факта вывоза документов;

6 – по окончании уничтожения документов архивариус вносит соответствующие записи в учетные документы архива (в описи), о чем делается следующая запись с проставлением даты внесения трансформаций (в отечественном примере это 31.01.2011, другими словами в тот же сутки, в то время, когда были вывезены документы).

Транспортировка документов, их утилизация должны производиться лишь в присутствии участников рабочей группы. Для утилизации документов вероятно привлечение специальной организации. Факт уничтожения документов оформляется следующим актом. Он составляется в произвольной форме, наряду с этим в обязательном порядке указываются состав рабочей группы, проводившей утилизацию документов, дата совершения действия, акт подписывается всеми участниками рабочей группы и утверждается начальником организации, утилизирующей документы. [19, 24,25]