Работа с версиями документов

У каждого документа имеется хотя бы одна версия, и количество предположений не ограничено. Версия документа не есть независимым объектом совокупности, исходя из этого на все версии документа переносятся свойства самого документа: права доступа, тип документа.

Запрещено настроить для отдельной версии собственные права доступа либо создать ссылку на версию. Вероятно одновременное редактирование различных предположений одного и того же документа.

Создание новой версии

Версия документа создается в том случае, если текст документа нужно исправить, но наряду с этим нужно сохранить и текущий вариант документа. К примеру, создали проект контракта с поставщиком. По окончании согласования всеми сторонами появились замечания, и текст соглашения нужно исправить.

Для этого создается вторая версия электронного документа с пометкой «С учетом замечаний партнеров», куда заносится поменянный текст соглашения. Обе версии документа доступны для предстоящей работы. Версия окончательного варианта подписывается ЭЦП, и тем самым защищается от трансформаций.

Создание версии:

• основное меню Воздействие/Создать версию’,

• контекстное меню Создать версию.

Получение информации о предположениях

Получить данные о документе по каждой его версии возможно в окне «Состояние документа».

Состояние документа

В окне состояния электронного документа находятся сведения о документе и о предположениях документа: состояние и количество предположений, подписанность каждой версии, размер версии, автора версии.

В окне возможно выполнить следующие действия:

• поменять состояние версии документа;

• подписать версию;

• получить данные о автографах;

• поменять примечание к версии;

• удалить версию документа;

• сделать версию скрытой;

• поменять вид документа;

• поменять тип карточки документа;

• поменять стадию жизненного цикла документа.

Дабы открыть окно состояния электронного документа, нужно выделить ссылку на документ и воспользоваться одним из способов:

• выбрать в главном меню пункт Файл/Состояние документа;

• в контекстном меню выбрать пункт Состояние документа;

• надавить клавиши+ ;

• надавить кнопку *М на панели инструментов.

Действия с предположениями документа

В окне «Состояние документа» вероятно исполнение определенных действий с предположениями документа.

1. Изменение примечания к версии документа, для этого необходимо выделить требуемую версию и выбрать пункт меню Файл/Поменять примечание, надавить на панели инструментов -~ либо выбрать в контекстном меню пункт Поменять примечание.

2. Подписание версии электронного документа, для этого необходимо выделить требуемую версию и выбрать пункт меню Подпись/Подписать, на панели инструментов надавить кнопкуили в контекстном меню выбрать пункт Подписать.

3. Получение информации о автографах, для этого необходимо выделить требуемую версию и выбрать пункт меню Подпись/Информация о автографах, надавить на панели инструментов кнопкуили выбрать в контекстном меню пункт Информация о автографах. В следствии на экране покажется окно, содержащее данные о автографах выделенной версии документа.

4. Удаление версии электронного документа, для этого нужно выделить версию, которую необходимо удалить и воспользоваться одним из способов:

• в главном меню выбрать пункт Фат/Удалить’,

• в контекстном меню выбрать пункт Удалить’,

• надавить клавиши + либо .

Дабы удалить версию, нужно наличие полных прав на этот документ.

5. Установка либо снятие отметки скрытой версии, для этого нужно в строчке с требуемой версией установить либо снять флажок в поле Скрытая. Скрытая версия видна лишь тем пользователям, у которых имеется права хотя бы на трансформацию документа.

6. Изменение состояния версии, для этого необходимо выделить версию и выбрать в меню Файл один из пунктов: В разработке, Действующая либо Устаревшая, на панели инструментов надавить одну из кнопокилиили в контекстном меню выбрать один из пунктов: В разработке, Действующая либо Устаревшая.

Примечание. Количество действующих предположений (одна либо пара) определяется в зависимости от вида документа и указывается в справочнике Виды электронных документов.

Жизненный цикл документа

С течением времени состояние документов изменяется. Фактически для всех документов возможно выделить пара главных стадий жизненных циклов:

1. Сперва идет подготовка проекта документа, т. е. документ разрабатывается.

2. Потом документ согласовывается и утверждается.

3. После этого документ начинает действоватьи конкретно употребляется в работе.

4. По окончании срока действия документа либо при появления нового документа, предназначенного для тех же целей, документ устаревает.

Для жизненного цикла возможно настроено разное количество стадий жизненного цикла, возможности перехода от одной стадии к второй и отображение наименования документа в перечне в зависимости от стадии жизненного цикла, на которой находится этот электронный документ. Эти настройки производятся администратором совокупности.

В зависимости от стадии жизненного цикла наименование электронного документа в проводнике совокупности и в других перечнях может отображаться разным шрифтом (курсивом, прямым либо зачеркнутым) и разным цветом: тёмным, зеленым, красным, голубым, оранжевым либо лиловым.

Стадии жизненного цикла документа

наименование и Количество стадий жизненного цикла определяется видом жизненного цикла электронного документа, что настраивается администратором совокупности. В случае если настроена возможность ручного трансформации стадии жизненного цикла, то это вероятно сделать в поле *Стадия жизненного цикла окна «Состояние документа».

Схему жизненного цикла возможности перехода и электронного документа от одной стадии жизненного цикла к второй возможно взглянуть в окне «Состояние документа» одним из следующих способов:

• выбрать пункт главного меню Файл/Схема’,

• надавить кнопкуна панели инструментов.