Регулирование проведения экспертизы ценности документов

В «Главных правилах работы архивов организаций» за 2002 г. указано, что экспертиза сокровища документов может проводиться на базе следующих законодательных и нормативно-правовых актов: действующего законодательства и правовых актов РФ по документационному обеспечению и архивному делу управления; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной органов управления и службы России архивным делом субъектов РФ в области архивного дела.

С целью проведения экспертизы должна быть создана экспертная группа.Она возможно создана как на все предприятие, так и на отдельное структурное подразделение. В министерствах, ведомствах, организациях, имеющих подведомственную сеть подразделений создается центральная экспертная группа. К задачам экспертной группы относятся проведение и организация экспертизы сокровища документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в ходе формирования дел; проведение и организация экспертизы сокровища документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации; организация и подготовки документов и проведение отбора к передаче на постоянное хранение в национальный либо муниципальный архив.

Главными функциями ЦЭК (ЭК) являются организация ежегодного отбора дел для уничтожения и хранения; вынесение и рассмотрение на согласование и утверждение с экспертно-проверочной рабочей группой (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (более чем 10 лет) хранения, а также по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; вынесение и подготовка на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об трансформации сроков хранения отдельных категорий документов, установленных списками, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных списками; участие в рассмотрении и подготовке проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации. [6]

Итак, экспертная группа (центральная экспертная группа) делает последовательность серьёзных функций по проведению экспертизы сокровища документов, практически, на всех этапах, начиная от текущего делопроизводства заканчивая организацией передачи дел и документов на национальное хранение. Последний этап проводится совместно с экспертно-проверочной рабочей группой (ЭПК).

Экспертиза сокровища документов, вынесение ответа об уничтожении, либо, наоборот, о продлении сроков их «жизни» – серьёзная и важная процедура. Исходя из этого ее проводить один человек неимеетвозможности, о чем и говорится в «Главных Правилах». В документе отмечено кроме этого, что ЦЭК (ЭК) обязана создаваться приказом начальника организации из самые квалифицированных работников числом как минимум несколько человек.

В состав ЭК организации обязательно должен быть включен начальник архива либо лицо, важное за архив. В случае если организация есть источником комплектования для архивного учреждения, в состав ЦЭК правилами рекомендовано включать представителя архивного учреждения. [6, пункт 2.2.3]

В большинстве случаев, в состав рабочей группы включают следующих экспертов: представителя управления организации; главбуха; архивиста либо лицо, важное за архив; представителя кадровой работы, работы ДОУ, секретаря организации; представителя юротдела. Для отбора и экспертизы ценности научно-технической и второй особой документации возможно создана отдельная ЭК, складывающаяся из экспертов по данной документации.

В организации возможно создана как неизменно действующая экспертная группа, но она может создаваться и на год. Состав экспертной группы утверждается приказом начальника предприятия.

При проведении экспертизы сокровища принципиально важно учесть последовательность моментов:

— Экспертиза обязана проходить не реже одного раза в год (, если количество документов громадной, по необходимости, экспертизу смогут проводить два раза в год);

— В большинстве случаев, экспертизу сокровища документов выполняют в конце год ;

— При проведении экспертизы сокровища экспертная группа обязана взаимодействовать, в большинстве случаев, с центральной экспертная группой (ЦЭК), в состав которой входят представители национальной архивной работы либо национального (муниципального) архива;

— Участие ЭПК в проведении экспертизы получает особенную важность в том случае, если документы предприятия являются источниками комплектования национального либо муниципального архива.

Главные вопросы орг характера, которые связаны с порядком проведения, составе участников рабочей группы, описываются в приказе о создании экспертной группы

Пример 2. Приказ о создании экспертной группы

ООО

«БРиЗ»

(ОАО «БРиЗ»)

ПРИКАЗ

20» октября 2013 г.

№ 51

г.Иркутск

[О создании экспертной комиссии]

В целях организации работы по установлению сроков хранения документов, проведения их отбора на уничтожение и архивное хранение

ПРИКАЗЫВАЮ:

Создать экспертную группу в составе:

Глава: исполнительный директор И.Ф. Каштанова

Члены рабочей группы: главбух А.А. Смирнов

глава работы ДОУ Г.В. Сизых;

Секретарь: архивариус Ю.С. Ступак

2. Главе работы ДОУ Г.В. Сизых создать положение об экспертной группы до 01.12.

3. Контроль за выполнением приказа оставляю за собой

председатель совета директоров КолотушкинИ.Ф. Колотушкин

С приказом ознакомлены:

главбух А.А. Смирнов	Смирнов	А.А. Смирнов
глава работы ДОУ	Сизых	Г.В. Сизых
архивариус	Ступак	Ю.С.Ступак

«!» Обратите внимание на структуру приказа: в вводной части нужно указать обоснование организации работы экспертной группы. Состав рабочей группы показывают по иерархии, в начале главы, после этого – ее участников и секретаря.

Серьёзным организационным документом, регламентирующим порядок работы экспертной группы, есть Положение об экспертной группы.При составлении этого документу за его базу берут, в большинстве случаев,Примерное положение об архиве национального учреждения, организации, предприятия, утвержденное приказом Роскомархива от 18.08.1992 №176. Выше приводилась черта этого документа. Положение имеет следующую типовую структуру:

— Раздел «Неспециализированные положения» – в нем показывают фундаментальные организационные принципы работы экспертной группы, порядок ее создания, степень подчиненности. Обязательно показывают список главных законодательных и нормативно-правовых документов, локальных организационных документов, которыми обязана руководствоваться рабочая группа в работе

— «Главные задачи»– перечисляют главные задачи Рабочей группы;

— «Главные функции» – показывают функции рабочей группы. Наряду с этим принципиально важно показывать функции, которые связаны с вопросами сотрудничества с вышестоящими органами управления Организацией, национальной архивной работой, национальным либо муниципальным архивом

— «Права» – перечисляют права ЭК в пределах установленной компетенции

— Организация работы экспертной группы – в этом разделе показывают сроки совещания рабочей группы, порядок рассмотрения вопросов, находящихся в ее компетенции экспертной группы, регламент принятие ответов (голосования), порядок ведения делопроизводства. Текст примерного положения об экспертной группы находится в Приложении.