Архивная опись – это архивный справочник, содержащий систематизированный список единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их раскрытия и учёта содержания.
Описи составляются на дела постоянного хранения; дела временного (более чем 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела по профилю деятельности организации (дело соискателя ученой степени в Высшую аттестационную рабочую группу, судебные, следственные дела и проч.).
В каждом структурном подразделении предприятия описи составляются каждый год под ярким методическим управлением архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, являются основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.
Описи дел структурных подразделений составляют по установленной форме в трех экземплярах и воображают в архив организации через год по окончании завершения дел в делопроизводстве. Опись складывается из титульного страницы, оглавления, предисловия, описательных статей, итоговой записи, справочного-аппарата и листа заверителя (перечень сокращений).
На титульном странице законченной описи дел постоянного хранения показывают наименование фонда, его номер, название описи и номер описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), дел, заголовки которых включены в опись. В предисловие включают сведения об структуре организации и основных направлениях деятельности за период, что охватывают дела описи, и дают краткую чёрта полноты и содержания документов фонда, включенных в раздел, и дел, выходящих за хронологические границы фонда.
Нужно кроме этого указать на особенности формирования справочного аппарата к годовому разделу описи. Подписывает предисловие составитель с указанием даты и должности составления предисловия и заведующий архивом организации, или лицо, важное за архив[3]. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах, согласовывают с экспертной либо центральной экспертная группой и воображают на рассмотрение экспертной проверочной рабочей группе. По окончании утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается начальником организации, после этого первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в госархив, остальные остаются в организации. (Приложение 1.4.)
«!» Годовые разделы описи возможно подшивать и переплетать лишь при их завершения (составления законченной описи). В остальных случаях они сохраняются в папках с завязками либо клапанами.
Пара годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения либо один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло большой четырехзначной цифры 9999, считаются законченной архивной описью. В организациях с маленьким количеством каждый год образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, в случае если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.
Каждой законченной описи присваивается номер, к ней составляют заверительную надпись и итоговую запись, по аналогии с законченной описью, по окончании ее составления заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.
Обрисованные выше требования по оформлению и составлению главного состава документов, передаваемых на архивное хранение, распространяются на все комплексы документов, выполненных на бумажной базе.
Пример 6. Раздел описи дел постоянного хранения:
ЗАО «Евроденд»
| ЗАО«Евроленд»(ЗАО «Евроленд»Фонд № 000Опись № 1 дел постоянного храненияза 2008 год | УТВЕРЖДАЮ директор ЗАО «Евроленд»» ____________Е.П.Курмазова 10.10 |
| № п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Количество страниц | Примечание |
| Неспециализированный отдел | |||||
| 01-04 | Распоряжения № 01-82 директора ЗАО «Евроленд» по главной деятельности за 2008 документы и год к ним. Том 1 | 11 января-30 июня | |||
| 01-04 | То же,№ 70-90. Том 2 | 04 июля – 20 декабря 2008 | |||
| … | … | ||||
| Последний заголовок в данном годовом разделе описи |
В этот раздел описи внесено 27 (двадцать семь) ед.хр.,
С № 145 по 199, а также:
литерные номера: нет
пропущенные номера: нет
Архивист подпись Т.В. Натальина
03.10.
Ведущий эксперт организационного отдела В.И. Шипицына
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭК ЗАО «Евроленд» от 05.10
Пример7. Пример формы описи дел постоянного и временного (более чем 10 лет) хранения
| __________________________________________________________________(Наименование организации)__________________________________________________________________(Наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ Наименование должностируководителя структурногоподразделения Подпись Расшифровкаподписи Дата ОПИСЬ N __________________________________________________________________ |
| N п/п | Индекс дела | Заголовок дела | Крайние даты | Кол-во страниц | Срок хранения | Примечание |
| 6 | ||||||
| Наименование раздела | ||||||
В данную опись внесено _______________________ ед. хр. с N _______
(цифрами и прописью)
по N __________________________, а также:
литерные номера: _________________________________________________
пропущенные номера: ______________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО
Наименование должности начальника Протокол ЭК структурного
работы ДОУ подразделения
Подпись Расшифровка подписи от ______________ N _______
Дата
задания и Вопросы:
1. Может ли негосударственное предприятие осуществлять временное хранение документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное? При каком условии?
2. Что такое депозитарное хранение? Может ли негосударственное предприятие осуществлять депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ? При каком условии?
3. Укажите сроки хранения следующих видов документов организаций-источников комплектования до их поступления в национальные либо муниципальные архивы:
документы по личному составу — … лет;
записи нотариальных действий — … лет
технологическая и конструкторская документация — … лет
3. Соискатель устраивался на работу 30 июня 2010 г. и не был принят. По какому из типовых перечней хранения документов направляться осуществлять хранение его анкеты и резюме? Возможно ли «ускорить» процесс уничтожения этих документов?
При каких условиях?
4. Дайте расшифровку понятий ЭК, ЦЭК, ЭПК. В чем их сходство? Укажите их различия
5. Перечислите все даты, указанные на акте об уничтожении документов
6. Какие конкретно виды описи Вы понимаете? Перечислите их
Удивительные статьи:
- Японо-китайская война и реформы годов кабо и ылъми
- Жанровая типология русской романтической повести
- Событийность произведения
Похожие статьи, которые вам понравятся:
-
Формирование дел. оформление архивного дела
На этапе подготовки документов к сдаче в архив в один момент в структурных подразделениях проводится контроль правильности формирования дел и их…
-
Порядок оформления личного дела при передаче его на архивное хранение
Правила хранения кадровых документов отличаются от общих правил хранения управленческой документации: эти документы владеют высокой социальной…
-
В действующем русском законодательстве, регулирующем сферу архивного дела, указаны следующие определения, попадающие под неспециализированные понятия…
-
Порядок проведения экспертизы ценности документов
В ходе экспертизы сокровища документов выделяются четыре группы дел: — постоянного хранения, подлежащие в будущем передаче в госархив; — долгого хранения…
