Создание новой задачи отправкой документа вложением в задачу

Новую задачу возможно создать, послав вложением в задачу ссылку на документ, папку, другую задачу, задание, запись справочника, компонент либо сходу группу ссылок.

Примечание. При создании новой задачи ссылка на нее машинально помещается в папку «Исходящие» автора задачи. В случае если в момент создания задачи у пользователя была открыта какая-либо папка для задач, то ссылки на задачу будут помещены и в папку «Исходящие», и в эту текущую папку.

ЗАПОЛНЕНИЕ КАРТОЧКИ ЗАДАЧИ

Чтобы задачу возможно было стартовать, необходимо заполнить все необходимые поля в ее карточке.

Заполнить карточку возможно следующими методами: вручную либо машинально (воспользовавшись типовым маршрутом).

Ручное заполнение карточки задачи

Последовательность действий при ручном заполнении карточки задачи следующая.

Определение темы задачи

Поле *Тема заполняется кратким описанием задачи. Тема задачи, по возможности, должна быть максимально содержательной, дабы позднее задачу возможно было легко отыскать в перечне задач по теме.

В случае если задача создавалась пересылкой (отправкой) документа, записи справочника и т. д. , то тема по умолчанию будет содержать наименование пересылаемогообъекта.

Определение маршрута

Маршрут задачи разрешает создать этапы задачи (задания) и сроки их исполнения.

Каждому этапу задачи задается собственный исполнитель.

^Маршрут. Поле, применяемое для перечисления исполнителей, сделать это возможно через «;». При перечислении исполнителей возможно показывать лишь части имен — они будут машинально расширяться до полных.

Для всех исполнителей возможно указать тип маршрутизации, тип задания и срок исполнения.

Кнопка Маршрутпредназначена для более детального заполнения маршрута.

В этом случае откроется окно «Маршрут задачи», в котором присутствуют следующие поля:

• ^Пользователи. Поле содержит перечень всех пользователей совокупности, разбитый по группам;

• *Этапы. Поле содержит перечень этапов задачи с указанием имен их исполнителей, типа
и сроков исполнения приходящего исполнителю задания (уведомление либо задание);

• *Гип маршрутизации. Поле содержит тип маршрутизации. Вероятные варианты:
«Последовательная», «Параллельная», «Сложная» (о маршрутизации см. потом).

Не считая указанных полей в окне имеется две галочки:

• Уведомления об этапах. В случае если поле заполнено, то инициатору будет приходить уведомление об
выполнении каждого из этапов;

• Контроль задачи. В случае если поле заполнено, то по завершении последнего из этапов инициатору придет
задание-контроль.

Тип маршрутизации определяет порядок уведомлений и получения заданий наблюдателями и исполнителями, указанными в карточке задачи. Совокупность DIRECTUM поддерживает три типа маршрутизации:

• последовательная;

• параллельная;

• сложная.

Наблюдатели приобретают уведомления один раз — сразу после старта задачи, независимо от типа маршрутизации.

Задания и уведомления приходят по следующим правилам:

• при параллельной маршрутизациивсе исполнители возьмут уведомления и задания
в один момент;

• при последовательной маршрутизациипосле старта задание возьмёт лишь первый исполнитель
и все наблюдатели. Все последующие исполнители будут получать собственные задания либо уведомления
по окончании исполнения задания прошлым исполнителем. Порядок исполнителей выяснен в
маршруте задачи;

• при непростой маршрутизациив поле Условие старта для каждого пользователя определяется, при
исполнении какого именно условия пользователь возьмёт собственный задание. В поле Условие приема
перечисляются исполнители, каковые должны выполнить собственные задания прежде инициатора, для
которого придет задание-контроль. В случае если перечисляемые исполнители соединяются посредством
условия «И», то чтобы получить задание текущим пользователем нужно, дабы собственные задания
выполнили все указанные в условии исполнители. В случае если в качестве условия употребляется «Либо», то
чтобы получить задание текущим пользователем нужно, дабы собственный задание выполнил хотя бы
один из указанных исполнителей;

• задание-контроль приходит инициатору , если была установлена галочка Контроль задачи:

a. при установленной параллельной либо последовательной маршрутизации — были
выполнены все задания по задаче;

b. при установленной непростой маршрутизации — сработало Условие приема для контроля.

К примеру, у начальника два секретаря, любой из них может зарегистрировать документ. На регистрацию отправляется задача, где в качестве исполнителей будут указаны оба, а условие приема -когда выполнит один из них.

Назначение наблюдателей

Наблюдатели — это сотрудники, каковые должны быть в курсе исполнения работ. При назначении их наблюдателями в задаче они машинально возьмут уведомления о старте задачи. Наблюдатели смогут вмешиваться в процесс исполнения задачи, к примеру, создав подзадачу.

Назначить наблюдателей возможно, заполнив параметры в окне «Наблюдатели задачи», либо указав имена (либо части имен) наблюдателей через «;» в поле Наблюдатели карточки задачи.

Открытие окна назначения наблюдателей:

• основное меню Правка/Наблюдатели’,

• кнопка Наблюдателина форме карточки задачи.

Ввод текста задачи

Текстовое поле карточки задачи разбито на две части: в верхней части (поле текста задачи) вводится текст по текущей задаче, а в нижней, не редактируемой части (поле переписки), содержится переписка по всему семейству задач, включая подзадачи.

Редактирование текста задач осуществляется лишь в поле текста задачи. Вводимый текст кроме этого по окончании сохранения будет отображаться в поле переписки.