Справочно-поисковые средства к документам архивного фонда рф

Замысел:

1.Совокупность (справочно-поисковых средств) научно-справочного аппарата национальных архивов.

2.Главные типы справочников о содержании и составе документов.

Для обеспечения доступа к архивным документам архив предоставляет пользователю справочно-поисковые средства к ним (второе наименование — научно-справочный аппарат (НСА) архива) — совокупность элементов описания архивных документов, представленных в базах и архивных справочниках данных, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них информации. Комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической базе архивных справочников о содержании и составе архивных документов (совокупность научно-справочного аппарата (НСА) архива) включает необходимые для ведения в архиве архивные справочники и дополнительные архивные справочники, создаваемые на единой научно-методической базе для документной информации и поиска документов в целях действенного применения.

Понятия «первичная документная информация» и «вторичная документная информация». Архивные документы, несущие первичную документную данные, и архивные справочники, которые содержат вторичную документную данные, в совокупности составляют архивную информационную среду.

Основнымипринципами построения совокупности НСА являются: распространение на всю совокупность документов Архивного фонда РФ; взаимодополняемость и взаимосвязь информации разных справочников, обрисовывающих первичную документную данные на различных уровнях; неповторяемость и недублированность информации разных видов справочников; преемственность НСА, создаваемого в делопроизводстве ведомства, национального и муниципального архивов; единство теоретических и методических правил.

По своим функциям справочники совокупности НСА подразделяются на справочники по учету и справочники по раскрытию содержания и состава документов. Справочники по содержанию и составу документов смогут быть межархивные, внутриархивными либо межфондовыми, внутрифондовыми.

Главными видами архивных справочников являются опись дел (документов), путеводитель, систематический каталог. Студент обязан знать их определения, типы и виды, назначение, правила создания. Опись дел – архивный справочник, предназначенный для содержания единиц и раскрытия состава хранения, единиц учета, закрепления их систематизации в их учёта и фонда.

Путеводитель – это архивный справочник, содержащий сведения о документах и/либо фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомление с их содержанием и составом. архивный справочник – и Архивный каталог, в котором информация о содержании документов архива сгруппирована по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной информации.

Дополнительными архивными справочниками являются указатель, обзор, картотеки и различные каталоги. Обзор архивных документов – это архивный справочник, включающий систематизированные сведения о содержании и составе отдельных комплексов архивных документов, дополненный источниковедческим анализом этих документов. Указатель – архивный справочник, воображающий собой алфавитный систематизированный либо составленный по какому-то второму принципу список названий предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

На данный момент широкое распространение приобретают автоматизированные информационно-поисковые совокупности к архивным документам, воображающие собой совокупность описаний документов, помещенных в базы данных, автоматизированных средств поиска, представления и информации результатов поиска. Разновидностью автоматизированных ИПС являются полнотекстовые базы данных, которые содержат тексты документов, их цифровые копии.

Тема 8.