Тема 12 — системы электронного документооборота

ПРЕДИСЛОВИЕ

До появления компьютеров документы набирались на печатных машинках, для нескольких копий употреблялась копирка. Результаты работы приходилось рассылать простой почтой либо в организации разносить пешком. Согласованные и исправленные документы опять перепечатывались.

Так смотрелся «бумажный» документооборот.

По окончании появления персональных компьютеров документы стали набирать в текстовом процессоре и сохранять их на локальном диске компьютера либо на сетевом ресурсе в виде файлов. Новые версии документа возможно было создавать, изменяя либо копируя существующие файлы. Кроме этого стало возмможно создавать ксерокопии документов.

Результаты работы возможно было отправлять по email.

Это «частично автоматизированный» документооборот.

В конце 20 века показались особые программные продукты для работы с электронными предположениями бумажных документов. Первые из этих программ делали лишь отдельные функции документооборота, к примеру: лишь работа с электронными документами, либо лишь регистрация бумажных документов (функции делопроизводителя), либо лишь пересылка документов сотрудникам для работы.

Венцом развития документооборота стали комплексные совокупности электронного документооборота, каковые всецело автоматизировали все этапы работы с документами и подняли на новый качественный уровень процессы управления организацией. Это «всецело автоматизированный» документооборот.

Совокупность управления и электронного документооборота сотрудничеством DIRECTUM — это один из броских представителей комплексных совокупностей электронного документооборота последнего поколения.

Преимущества применения совокупности в организации:

С применением совокупности DIRECTUM в организации:

1. Значительно уменьшается либо совсем исключается внутреннее хождение бумажных документов. Следовательно, не нужно распечатывать, снимать копии, относить заинтересованным лицам. Но всецело от бумажного документооборота до тех пор пока уйти запрещено, т. к. на данный момент в юридической практике преимущество имеют бумажные документы.

2. Уменьшаются затраты времени на поиск документов.

3. Уменьшаются затраты на расходные материалы.

4. Значительно уменьшается риск утраты документов.

5. Появляется возможность руководить перемещением документов — не только знать, на какой стадии находится документ, но и влиять на процесс его перемещения.

6.Поддерживается высокая исполнительская дисциплина, поскольку имеется возможность выявлять исполнителей, задерживающих исполнение работы.

7. Появляется возможность разбирать загруженность персонала и эффективность работы.

8. Знания и стаж работы накапливаются и употребляются в предстоящей работе (история переписки, обоснования принятия ответов, версии документов).

9. Увеличивается уровень качества управления.

Неспециализированные сведения о совокупности:

В совокупности DIRECTUM имеются следующие модули.

Модуль «Управление электронными документами» совокупности DIRECTUM снабжает создание, хранение, поиск, изменение разных неструктурированных документов (тексты Микрософт Word, электронные таблицы Микрософт Excel, картинки Микрософт Visio и CorelDraw, аудио и видеоданные, архивы zip).

Модуль «Управление деловыми процессами» совокупности разрешает автоматизировать процессы создания, движения и обработки документов (docflow). Помимо этого, реализованный в совокупности механизм workflow разрешает автоматизировать произвольные бизнес-процессы, не связанные с документами: документы, информация, задания передаются для исполнения нужных действий от одного участника процесса к второму в соответствии с заданными правилами; часть этапов процесса наряду с этим может обрабатываться машинально.

Модуль «Канцелярия» рекомендован для работы как раз с бумажными документами и облегчает исполнение рутинных операций по обработке бумажных документов в соответствии с требованиями ГСДОУ, на которой базируется классическая русский разработка делопроизводства.

Модуль «Управление заседаниями» автоматизирует процессы подготовки заседаний, ознакомления участников заседания с повесткой и контроля выполнения принятых на заседании ответов. В модуле поддерживается целый жизненный цикл заседания.

Модуль «Управление сотрудничеством с клиентами» автоматизирует анализ и планирование маркетинговых мероприятий, разрешает фиксировать все данные о текущих и потенциальных клиентах в единой базе, планировать контакты с клиентами. Все вышеперечисленное разрешает расширить продажи и поднять уровень качества обслуживания клиентов на новый уровень.

Модуль «Управление контрактами» автоматизирует этапы согласования, визирования и исходящих договоров и регистрации входящих, снабжает конфиденциальность информации, позволяет выделения важного за регистрацию, помогает для централизованного хранения информации по контрактам.

Действенное применение совокупности DIRECTUM кроме этого снабжают следующие средства:

• Сервер репликации. Разрешает трудиться в единой совокупности удаленным подразделениям;

• Сервер веб-доступа к DIRECTUM. Доступ с применением Интернет из любой точки мира к документам, задачам, заданиям;

• Предметно-ориентированный инструмент разработки IS-Builder. Встроенный язык программирования разрешает выполнить модификации под потребности организации. Самая популярная модификация — настройка отчетов, сложные типовые маршруты, настройка типов карточек;

• Работа файловых хранилищ (DIRECTUM Storage Services). Разрешает хранить эти громадного количества в единой совокупности; делать архивное хранение документов; настраивать политики хранения, снабжающие автоматическое перемещение данных по хранилищам;

• Расширения для SharePoint. Комплект готовых веб-интеграционных механизмов и частей, каковые разрешают обеспечить доступ к данным совокупности DIRECTUM из портала на базе Микрософт SharePoint;

• Программа DIRECTUM OverDoc. Разрешает просматривать, редактировать и подписывать документы ЭЦП вне совокупности DIRECTUM. Разрешает организовать обмен документами с ЭЦП между различными организациями. Программа распространяется безвозмездно;

• Разработка стремительной идентификации документов DIRECTUM RapID. Предназначена для облегчения поиска электронных документов по их бумажным копиям в совокупности DIRECTUM. В рамках данной технологии для электронных документов генерируется штрих-код, уникально идентифицирующий документ в совокупности.

В данном учебном пособии рассматриваются модули «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами», каковые являются базисными для работы в совокупности DIRECTUM и употребляются у всех клиентов.

ТЕМА 12 — СОВОКУПНОСТИ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА