Отклонения в состояниях сотрудников

Командировки

Документом Командировки регистрируются командировки сотрудников.

Вкладка рабочего стола «Кадровая работа»«Командировки»

В документе указывается:

место назначения (учреждение и город) и цель командировки;
перечень сотрудников;
периоды командировки;
отмечается, известна ли правильная дата возврата сотрудника на работу (галочка в колонке Напомнитьснята) либо ещё лишь предполагается (галочка в колонке Напомнить установлена).
в случае если на время отсутствия (быть может, долгого) сотрудника нужно принять на работу замещающего сотрудника, тогда направляться установить галочку в колонке Освобождать ставку.

Рис. 138

По кнопке «Печать» возможно вывести следующие печатные формы: «Приказ о командировании для всех», «Приказ о командировании лично», унифицированные формы Т-9 и Т-9а.

В издании документов о командировании включена кнопка «Издание ТК-1», по ее нажатию возможно организовать отчет по унифицированной форме №ТК-1 (гос), утвержденной Распоряжением Росстата от 23.12.2005 № 107. Этот отчет надлежит вырабатывать за период, другими словами за целый рабочий год. При таких условиях нумерация будет сквозной,и вывести на печать возможно часть таблицы.

Дабы в служебном задании и командировочном удостоверении программа выводила на подпись не начальника Управления, а начотдела национальной работы и кадров, необходимо сделать следующее:

1. В справочнике «Организация» на вкладке «Важные лица» создать роль «Начальник кадровой работы» и заполнить требуемую данные.

Рис. 139

2. Пункт меню «Настройки» — «Настройка дополнительных параметров» — «Печатные формы». Поставить отметку «Командировки подписывает начальник ОГСК».

Рис. 140

Неявки

Вкладка рабочего стола «Кадровая работа»«Неявки»

Документом Неявкирегистрируются обстоятельства отсутствия сотрудников на рабочем месте: простои, прогулы, дополнительные выходные дни, время выполнения национальных либо публичных обязанностей и т.п. Для отражения информации о больничных необходимо воспользоваться документом Больничные страницы (пункт меню Кадровый учет — Больничные страницы)

Рис. 141

В документе заполняются:

Первой строчком: сотрудник, дата не выхода на работу, обстоятельство невыхода. В случае если на протяжении отсутствия работника, его должность кто-то замещал, то отметить флаг «Освобождать/занимать ставку».

Второй строчком: сотрудник, дата возврата на работу, проставляется состояние «Трудится» (либо иное состояние, в случае если его статус сменился). В случае если на протяжении отсутствия работника, его должность была высвобождена, то отметить флаг «Освобождать/занимать ставку». Так же возможно ввести эти сведенья новым документом.

Возврат на работу

Вкладка рабочего стола «Отпуска»«Возврат на работу»

Этот документ употребляется для отражения информации об отзыве либо выходе сотрудника из отпуска либо командировки.

Рис. 142

В табличной части документа указывается:

Сотрудник;
Дата выхода на работу;
Подразделение, должность сотрудника – проставляются машинально согласно данным сотрудника;
График работы – в случае если сотруднику устанавливают неполное рабочее время;
Количество занимаемых ставок – указывается количество занимаемых ставок. Машинально проставляется то количество ставок, каковые занимал сотрудник до отпуска/командировки;
Отметка «Занимать ставку» — в случае если сотрудник освобождал ставку, то необходимо поставить эту отметку.

По кнопке Печать выводятся печатные формы: «Выход из отпуска по уходу за ребенком», «Отзыв из ежегодного отпуска», «Установление неполного рабочего времени на протяжении отпуска по уходу за ребенком», «Установление неполного рабочего времени», «Установление режима эластичного графика», «Установление сокращенной длительности рабочего времени».

Больничный лист

Вкладка рабочего стола «Кадровая работа»«Больничные страницы»

Рис. 143

При помощи данного документа в программе отражается информация о больничных страницах и факт нахождения сотрудника на больничном.

В документе заполняются эти:

Сотрудник;
Входящие номер и серия;
Обстоятельство нетрудоспособности;
Дата начала нетрудоспособности;
Дата окончания.

В документе машинально рассчитываются общая сумма дней отсутствия, стаж лет и месяцев сотрудника и процент оплаты.

По окончании проведения документа эта информация отразится в табеле учета рабочего времени. В отчете «Состояние сотрудников» так же отразится эта информация.

Если необходимо ввести пара больничных страниц по одному сотруднику, в то время, когда один есть продолжением другого, необходимо поставить отметку «Продолжение листка» и по кнопке выбора выбрать прошлый лист нетрудоспособности.

Заболевание на протяжении отпуска

Время от времени, на протяжении нахождения работника в отпуске, он уходит на больничный. Появляется вопрос: как верно отразить это в программе 1С:Предприятие?

Рис. 144

Вероятны два случая:

1. окончания и Даты начала больничного попали на отпуск. Тогда по завершении периода больничного программа уверен в том, что сотрудник продолжил пребывать в отпуске. По окончании отпуска возможно завести приказ или о продлении, или о перенесении отпуска.

2. Дата окончания больничного больше даты окончания отпуска. В этом случае по окончании периода больничного страницы программа уверен в том, что сотрудник вышел на работу. И необходимо завести приказ о перенесении отпуска.

Планирование отпусков

Для более эргономичного учета отпусков в учреждении необходимо заполнить «График отпусков».

График отпусков

Вкладка рабочего стола «Отпуска»«Заполнение графика отпусков»

Этот документ в большинстве случаев заполняют и утверждают в начале года на целый год. Потом в течение рабочего года в данный документ возможно заходить и редактировать эти.

Рис. 145

В табличной части документа заполняются:

Сотрудники – заполняются при помощи клавиш Добавить, Заполнить и Подбор;
должность и Подразделение работника — заполняются машинально;
Рабочий период. В случае если у сотрудника имеется остатки отпусков за пара периодов, то формируется пара строчков с информацией по различным периодам;
Количество положенных дней за этот период;
Запланировано (всего) – количество дней отпуска, каковые сотрудник собирается израсходовать в текущем году;
Дата, Дней – проставляется информация о рассчетных отпусках на текущий год. В случае если сотрудник собирается разбить собственный отпуск за этот период времени на пара частей (к примеру, три), то необходимо будет скопировать (продублировать) данную строчок пара раз (в нашем случае необходимо взять три строки с информацией об отпусках) и указать длительность каждого из отпусков (см. Рис. 146);
Практически (всего) – отражается сумма дней практически прошедших отпусков;
Дата, Дней – отражаются количество и дата дней, каковые сотрудник был в фактическом отпуске. В случае если сотрудник был отозван либо целый отпуск был перенесен на другой срок, то эти графы остаются безлюдными;
Дата перенесения отпуска, Дней перенесения – указываются дата дней и количество переноса, на которую переносят отпуск. В то время, когда заполняются эти графы, в табличной части документа создается дополнительная строка по сотруднику. Машинально заполняются количество и дата дней запланированного отпуска;
Основание перенесения – заполняется основание перенесения отпуска.

Рис. 146

В случае если по сотруднику отпуск переносится на второе время и наряду с этим разбивается на две части, необходимо поступить так (см. Рис. 147):

1. Перенести целый отпуск на другую дату (в первой строке записываем дату переноса – первой части, количество дней);

2. Перенести оставшуюся часть отпуска, на вторую дату (во второй строке отражается информация, как о практически использованном отпуске — 14 дней, так и дата переноса оставшейся части отпуска).

Рис. 147

В графе Примечание возможно сделать пометки по этому сотруднику.

Для удобства пользователя существуют кнопки Заполнить (табличную часть документа возможно заполнить перечнем сотрудников из определенного подразделения, с определенной должностью) и Подбор (из справочника сотрудники возможно произвольным образом выбрать работников для документа). Данную табличную часть лучше заполнять при помощи этих запасных кнопок. В этом случае, в табличной части заполняются эти по всем остаткам отпусков сотрудника.

Прямо из формы документа возможно организовать отчет «График отпусков». В нем возможно наглядно заметить какой сотрудник, в какое время идет в отпуск и какое количество человек в один момент будет отсутствовать на работе на определенную дату (см. Рис.

148).

Так же возможно вывести на печать форму «График отпусков», по кнопке Печать в нижней части формы.

Рис. 148

Отпуска

Вкладка рабочего стола «Отпуска»

Посредством данного документа регистрируется фактический уход работников в отпуск. Ссылки на документы отпуска поделены по видам статей закона№ 79-ФЗ и Трудового кодекса. В документ возможно попасть по пяти ссылкам:

Отпуска ежегодные;
Отпуска учебные;
Отпуска без сохранения з/п;
Отпуска по родам и беременности, уходу за ребенком;
Отпуска иные.

В случае если в базе заполнен график отпусков, то документ комфортно заполнить на основании графика отпусков (кнопка «Заполнить» — «По графику отпусков»). Программа предлагает выбрать временной период. Так, имеется возможность заполнить документ перечнем сотрудников, идущих в отпуск в определенном месяце, квартале, семь дней.

Кроме этого документ возможно заполнить произвольно добавленным перечнем сотрудников, по кнопке «Добавить» либо «Заполнить» — «Перечнем сотрудников».

Рис. 149

В документе на вкладке «Главные» заполняются:

Сотрудники;
Вид отпуска, выбирается по кнопке выбора из справочника «Виды ежегодных отпусков»;
окончания отпуска и Даты начала, машинально рассчитывается количество дней отпуска исходя из производственного календаря, заполненного на год. Так же имеется возможность поставить Количество начала дней и Дату отпуска, и программа сама вычислит дату окончания отпуска;
Рабочий год программа устанавливает машинально. Он редактируется вручную;
Основание заполняется в соответствии со статьей, в него необходимо лишь вписать необходимые эти.

При заведении в табличной части документа нескольких строчков по работнику, программа машинально выдает даты начала последующего отпуска, исходя из ранее заведенных строчек.

В случае если сотрудник уходит в учебный отпуск, то программа машинально предлагает заполнить два окна «Учебное заведение» и «Номер курса».

Рис. 150

Устанавливается пометка «Освобождать ставку», если сотрудник уходит в продолжительный отпуск и на время его отсутствия на его должность примут другого работника. К примеру: отпуск по родам и беременности и отпуск по уходу за ребенком.

Устанавливается пометка «Напомнить», если пользователь желает заметить напоминание об этом в обработке «Намеченные кадровые события». В этом случае работника необходимо будет вернуть на работу документом «Возврат на работу». В другом случае программа машинально «возвращает» сотрудника на работу по окончании отпуска.

Установив отметку «Выгнать с работы по окончании отпуска», работник будет принимать во внимание выгнанным с работы с даты следующей за последней датой отпуска. В печатной форме отобразится соответствующая запись.

На вкладке «Дополнительные» вероятно отобразить факт выплаты

На основании документа возможно ввести документы: «Возврат на работу».

По кнопке Печать выводятся на печать следующие печатные формы: «Отпуска», «Дополнительные отпуска», «Отпуска другие» (неоплачиваемые виды отпусков), «Учебные отпуска».

Проверить фактический график отпусков сотрудников учреждения, конечно взять сравнительный анализ рассчетных и фактических отпусков возможно в отчете по отпускам (пункт меню «Кадровый учет» — «Отчеты» — «Отчет по отпускам»). При проведении документов программа контролирует, были ли работники, указанные в документе, были приняты на работу и не выгнаны с работы. При обнаружении таких обстановок выдается сообщение об неточности и документ не проводится.

Принципиально важно!

1. В случае если у одного сотрудника намечается пара видов отпусков подряд, то необходимо завести по нему пара строчек. Не должно быть временных разрывов между этими отпусками.

2. Для работников, трудящихся в учреждении, а также по внутреннему совместительству, отпуска регистрируются раздельно для каждого места работы.

Остатки отпусков

Программа машинально рассчитывает остатки отпусков по сотрудникам на заданную дату.

Вкладка рабочего стола «Отпуска»«Остатки отпусков»

Рис. 151

Для редактирования и ввода остатка отпусков прошлых лет:

1. Выделить строчок сотрудника;

2. Надавить кнопку «Редактировать остаток отпуска».

Рис. 152

Тут возможно указать остаток дней на определенную дату либо расписать подробно по кнопке «Детальный ввод остатков». В табличной части указываются остатки в разрезе рабочих лет. Введенные остатки будут учитываться для всех отпусков.

По кнопке «Справка по отпуску» программа формирует отчет с информацией о том, как начислялись и тратились отпуска по этому сотруднику.

Рис. 153

По кнопке «Поменять количество дней отпуска в год» возможно задать конкретному сотруднику надеющиеся ему виды отпусков (ко мне вписываются лишь те отпуска, каковые не заданы в штатном расписании либо у должности сотрудника).

Рис. 154

Отчетность по отпускам

Пользователю нужно иметь возможность вырабатывать отчет по тому, кто сходил в ежегодный отпуск, а кто нет. При происхождения несоответствия с графиком отпусков, требуется выводить перечень тех, кому надеется выплата материальной помощи.

Пункт меню «Кадровый учет» — «Отчеты» — «Отчет по отпускам».

Отстранение от должности

В программе реализована возможность отстранить сотрудника от должности в соответствии со статьями 32 законаот 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной службеРФ» и со статьей 6 законаот 28.03.1998 № 53-ФЗ О воинской обязанности и военной работе.

Пункт меню «Кадровый учет» — «Отстранение от замещаемой должности» — «Отстранение от должности» (Вкладка рабочего стола «Служебный договор»)

Табличную часть документа возможно заполнить вручную, при помощи кнопки «Добавить». Для удобства созданы кнопки «Заполнить» и «Подбор».

Рис. 155

В табличной части документа указывается следующая информация:

Сотрудник – указывается работник;
С… — дата, с которой начинает функционировать отстранение;
По – число, по которое будет отсутствовать работник (заполняется при отстранения на время выполнения национальных либо публичных обязанностей);
Статья – выбирается статья из справочника «Статьи отстранения». В статьях стоит отметка, есть ли это отстранением либо сотрудника освобождают от выполнения обязанностей (Рис. 156);
Финансовое содержание – указывается при назначения сотруднику финансового содержания на время отстранения от должности;
Основание – основание отстранения, заполняется машинально за счет выбора статьи, редактируется.

Рис. 156

По нажатию кнопки Печать выходить печатная форма приказа «Об отстранении от должности».

Пункт меню «Кадровый учет» — «Отстранение от замещаемой должности» — «Допуск по окончании отстранение от должности» (Вкладка рабочего стола «Служебный договор»)

Данный документ возможно ввести как на основании приказа об Отстранении, так и самостоятельно. При помощи него регистрируется восстановление в должности и допуск по окончании отстранения.

Рис. 157

В табличной части документа указываются дата с которой сотрудник восстановлен либо допущен и основание приказа.

По кнопке Печать возможно вывести печатные формы «О восстановлении в должности» и «О допуске к выполнению должностных обязанностей».

Неполное рабочее время

В программе реализована возможность в соответствии со статьями 92, 93, 102 и 256 Трудового кодекса РФ установить работникам сокращенную длительность рабочего времени, режим эластичного рабочего времени, неполного рабочего времени и вычислять приступившим к выполнению должностных обязанностей на протяжении нахождения в отпуске по уходу за ребенком на условиях неполного рабочего времени с сохранением права на оформление пособия по национальному социальному страхованию.

Эти печатные формы возможно распечатать из документов «Возврат и» Кадровое «перемещение на работу». Но перед тем, как совершить приказ, в обязательном порядке необходимо назначить сотруднику новый график работы (в соответствующей графе).

Разглядим пример. Сотрудница Цветаева М.И. пребывала в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. Необходимо зарегистрировать факт того, что сотрудница приступила к выполнению обязанностей на протяжении нахождения в отпуске по уходу за ребенком на условиях неполного рабочего времени с сохранением права на оформление пособия по национальному социальному страхованию.

Для этого регистрируется факт выхода сотрудницы из декрета документом «Возврат на работу»:

Рис. 158

При помощи документа «Кадровое перемещение» регистрируется факт трансформации графика рабочего времени:

Рис. 159

Сейчас в табеле учета рабочего времени по этому сотруднику будет проставляться верное рабочее время. По кнопке Печать возможно вывести следующие формы: «Установление не полного рабочего времени на протяжении отпуска по уходу за ребенком», «Установление неполного рабочего времени», «Установление режима эластичного графика», «Установление сокращенной длительности рабочего времени».

Как создать новый график работы возможно прочесть в разделе «графики работы и Производственный календарь», стр. 20.

Примечание: Имеется возможность установить неполное рабочее время одним документом: Возврат на работу. В нем возможно указать новые должность, подразделение, рабочий количество и график занимаемых ставок:

Рис. 160